Une convention d’entreprise sur une journée suit en général six temps : l’accueil, une plénière d’ouverture, des témoignages, un déjeuner, des ateliers suivis d’un échange avec la direction, puis une clôture et un cocktail. Chez Weevup, nous construisons ce déroulé avec vous pour alterner écoute, échanges et pauses, et garder l’attention de vos équipes jusqu’au bout.
C’est la méthode que suit notre agence d’organisation de convention, de la plénière au cocktail. Tout commence par le lieu, et nous avons rassemblé nos idées de lieux pour une convention d’entreprise.
- Une journée type va de l’accueil café au cocktail de clôture, en six temps.
- Des séquences courtes et deux pauses aident vos équipes à rester attentives en plénière.
- L’après-midi accueille les formats interactifs : ateliers, questions-réponses, sondages en direct.
- Côté technique, nous coordonnons pour vous le son, l’image, la diffusion et la traduction.
- Quand c’est possible, nous favorisons le train, les navettes groupées et un traiteur de saison.
Quel est le programme type d’une convention d’entreprise sur une journée ?
Voici le déroulé que nous vous proposons pour une journée complète. Rien n’est figé : nous ajustons les horaires aux trajets de vos invités, à vos messages et au lieu choisi.
| Horaire | Séquence | Objectif |
|---|---|---|
| 8 h 30 | Accueil café, badges et vestiaire | Lancer la journée dans une ambiance détendue |
| 9 h 15 | Plénière d’ouverture par la direction | Donner le cap et les deux ou trois messages clés |
| 10 h 30 | Pause | Relancer l’écoute et favoriser les rencontres |
| 10 h 50 | Témoignages et table ronde | Rendre la stratégie concrète avec des exemples du terrain |
| 12 h 15 | Déjeuner | Mélanger les équipes autour d’un repas de saison |
| 13 h 45 | Ateliers en petits groupes | Faire travailler chacun sur les messages du matin |
| 15 h 30 | Pause | Changer de salle et de rythme |
| 15 h 50 | Restitution et questions-réponses avec la direction | Faire remonter les idées et les questions du terrain |
| 17 h 00 | Clôture en plénière | Résumer les engagements et donner la suite |
| 17 h 30 | Cocktail ou afterwork | Prolonger les échanges dans un cadre convivial |
Quand c’est possible, nous favorisons un lieu proche d’une gare : vos invités arrivent en train, puis en navette groupée, ou à pied si la salle est tout près. Pour le déjeuner et le cocktail, nous vous proposons un traiteur proche du lieu, avec des produits locaux et de saison, et un décor loué ou réutilisé. Ces choix font partie de notre démarche RSE, médaille d’argent EcoVadis (juin 2026), et nos idées pour organiser un événement d’entreprise responsable vous en donnent d’autres.
Journée complète, demi-journée ou après-midi et soirée : quel format choisir ?
Le bon format dépend de vos objectifs et des trajets de vos invités. Pour un rendez-vous tourné vers la formation et les ateliers, nos conseils pour une journée d’étude à Paris vous seront aussi utiles.
La journée complète
Le format classique : plénière le matin, ateliers l’après-midi et cocktail pour finir. Il convient bien aux conventions annuelles qui réunissent plusieurs services ou régions.
La demi-journée hybride
Pour Cap 30 Connect, la convention hybride de Toupret, nous avons réuni 150 collaborateurs pendant une demi-journée au Residhome Suites Sénart, avec une diffusion en direct et une traduction simultanée en quatre langues pour les équipes européennes.
L’après-midi et la soirée
La plénière commence après le déjeuner et se prolonge par une soirée. Vos équipes ont le temps d’arriver en train le jour même, et les échanges informels prennent plus de place.
Une convention de 13 h à minuit pour 3DS Outscale
Pour 315 participants, nous avons privatisé le T7 et remplacé le format de 8 h à 18 h des années précédentes par une convention de 13 h à minuit. Les questions-réponses avec le COMEX, en 10 groupes d’une trentaine de personnes, et deux à trois pauses ont allégé la plénière.
Comment garder l’attention de vos équipes jusqu’au soir ?
Voici ce que nous vous conseillons, convention après convention.
- Le cap, dès l’ouverture. En quelques minutes, la direction présente le sens de la journée et son déroulé : chacun sait où il va et ce qui compte.
- Deux ou trois messages clés. Repris d’une séquence à l’autre, ils donnent une ligne claire à toute la journée, et vos équipes les retiennent plus facilement.
- Des voix et des formats variés. Un duo entre un dirigeant et un manager de terrain, un témoignage client, une courte vidéo : chaque changement relance l’écoute.
- Une salle qui participe. Sondages, nuages de mots et réactions en direct, comme avec la plateforme Sparkup pour Toupret, font aussi participer ceux qui suivent à distance.
- Un après-déjeuner bien pensé. C’est le moment où l’énergie baisse un peu : nous y plaçons les ateliers ou une animation ludique. Pour 3DS Outscale, un Burger Quiz a rythmé la plénière.
- Une fin sur un élan. La clôture résume les engagements et annonce la suite : c’est ce que vos équipes emportent en quittant la salle.
Quelle check-list technique prévoir pour une convention ?
La technique, c’est ce qui permet à vos intervenants de parler sereinement et à vos invités de tout voir et tout entendre. Votre Weever, le chef de projet qui vous accompagne du premier brief au jour J, vérifie avec vous chacun de ces points.
- Le son. Une sonorisation adaptée à la salle, des micros sans fil pour les intervenants et des micros de salle pour que chacun puisse poser sa question.
- L’image. Un écran LED ou une vidéoprojection lisible du dernier rang, et un retour de scène pour que vos intervenants gardent un œil sur leur présentation.
- La régie. Un régisseur enchaîne présentations, vidéos et musiques. Il répète d’abord avec chaque intervenant, qui monte ensuite sur scène plus serein.
- La diffusion. Une captation et une diffusion en direct, sur une connexion dédiée, pour que les équipes à distance vivent la journée avec vous.
- La traduction. Une interprétation simultanée pour une convention internationale : pour Toupret, quatre langues traduites grâce à l’intelligence artificielle.
- La signalétique. Un fléchage clair et des hôtesses pour guider vos invités entre plénière et ateliers, comme pour la journée d’étude de SBS Connect au Comet Arboretum.
Notre équipe de régie événementielle coordonne ces prestataires et reste à vos côtés sur place le jour J : vous gardez l’esprit libre pour vos messages et vos invités.
Questions fréquentes sur le programme d’une convention d’entreprise
Nous vous conseillons d’enchaîner des séquences courtes, avec des intervenants différents et une pause en milieu de matinée. Pour 3DS Outscale, Weevup a placé deux à trois pauses dans la plénière pour équilibrer contenu et détente.
Nous vous proposons une diffusion en direct, une plateforme de sondages accessible à tous et, pour une convention internationale, une traduction simultanée. Notre article sur les événements hybrides à l’international détaille ces dispositifs.
Ce n’est pas obligatoire, mais un cocktail ou un afterwork prolonge les échanges et clôt la journée sur un moment convivial. Pour SBS Connect, la journée s’est terminée par un cocktail sur le rooftop du Comet Arboretum, avec un groupe de musique live et un magicien.
Construisons ensemble le programme de votre convention
Weevup, agence événementielle pour les entreprises installée au Vésinet (Yvelines), organise vos séminaires, conventions et soirées d’entreprise à Paris, en Île-de-France, en France et à l’étranger. Médaille d’argent EcoVadis.
