Quatre membres de l'équipe Weevup en réunion de travail autour d'une table basse, devant un mur en pierres apparentes (photo en noir et blanc)

Conception événementielle
notre méthode, de l’idée au bilan

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4,9/5 sur Google, 42 avis
Médaille d’argent EcoVadis, juin 2026

Un seul chef de projet du brief au bilan

Votre chef de projet, votre Weever, suit votre événement du premier échange jusqu’au bilan. Il coordonne le lieu, le traiteur, la technique, les transferts et les animations, puis il est sur place avec vos équipes le jour J.

Plus de 200 événements organisés depuis 2015

Du comité de direction d’une quinzaine de personnes au séminaire de 900 participants de KPMG, à Paris, en Île-de-France, partout en France et à l’étranger.

Un bilan face aux objectifs du départ

Après l’événement, nous faisons le point avec vous sur les objectifs fixés au départ, à partir des retours de vos participants et de notre retour d’expérience interne.

Membre de l’équipe Weevup de dos, t-shirt « L’agence créatrice d’émotions durables », à l’accueil des participants d’un séminaire d’entreprise

Weevup, agence de conception événementielle pour les entreprises

Weevup est une agence de conception événementielle pour les entreprises : nous cadrons votre projet, choisissons avec vous le lieu et le programme, produisons l’événement jusqu’au jour J, puis en faisons le bilan.

Ces quatre temps forment notre méthode, pour un séminaire, une convention, une soirée ou un lancement de produit. À chaque étape, nous vous soumettons nos choix, et vous gardez la décision.

Créée à Paris en 2015, Weevup est installée au Vésinet (Yvelines), sur le RER A. Plus de 100 entreprises nous ont confié leurs événements, dont Dior, Dassault Systèmes, Swiss Life, Generali et Coty. La stratégie, l’accompagnement et l’émotion ne sont pas des prestations à part : ils traversent chacun des quatre temps.

Partir de vos objectifs, et y revenir au bilan.

Parlons de votre projet

Notre méthode en 4 temps : cadrage, conception, production, bilan

Ces quatre temps s’enchaînent avec le même chef de projet. Pour chacun, voici le principe et des exemples tirés de nos réalisations.

L’équipe Weevup au travail dans les bureaux de l’agence, au Vésinet (Yvelines), sous le logo Weevup en lettres de bois

1. Cadrage : comprendre votre projet

  • Le principe : un premier échange sur vos objectifs, vos participants, vos dates et le lieu que vous imaginez.
  • Des objectifs mesurables : dès le brief, nous fixons avec vous deux ou trois objectifs, et pour chacun un indicateur simple à suivre jusqu’au bilan.
  • Vous avez déjà un document ? Nous partons de votre cahier des charges d’événement, même incomplet : nous préparons nos questions, puis nous vous appelons pour préciser vos objectifs, vos participants et votre enveloppe.
  • Un groupe bancaire : le brief exigeait des chambres individuelles, des salles de réunion et des espaces de détente au même endroit. Nous avons évalué plusieurs sites sur ces critères avant de retenir les hôtels Les Pagodes et Les Jardins de Beauval. Voir le séminaire d’un groupe bancaire au Zoo de Beauval.
Dirigeants de Generali réunis dans une cave creusée dans la roche, lors de la dégustation de leur séminaire annuel

2. Conception : le lieu, le programme, le fil rouge

  • Le principe : c’est ici que se joue la stratégie événementielle. Nous cherchons auprès de nos partenaires les lieux et les prestataires qui répondent à vos critères, puis nous vous présentons plusieurs lieux comparés, avec un programme pour chacun et un budget construit poste par poste.
  • Generali : à chaque attente du brief, le programme a répondu par un temps fort, de la visite du château de Chambord au dîner étoilé chez Christophe Hay. Voir le séminaire des dirigeants de Generali à Chambord.
  • EIT Manufacturing : notre mission allait du choix du lieu à la conception du programme. Chaque temps fort avait son rôle : des workshops pour réfléchir, des icebreakers pour faire connaissance, un apéritif pour le réseautage. Voir la convention d’une journée d’EIT Manufacturing.
  • Pour la mise en scène, lisez nos 10 leviers de scénographie événementielle. Pour les invitations, l’identité visuelle et la signalétique, voyez notre agence de communication événementielle.
Installation d’un décor de ballons argentés et d’une borne photo au pied de la scène, dans une salle de spectacle aux ornements dorés, avant la convention du Groupe Positive à Bruxelles

3. Production : préparer et tenir le jour J

  • Le principe : une fois vos choix faits, votre chef de projet construit le rétroplanning, puis pilote les prestataires, la technique et la logistique des participants. Ce volet est détaillé sur notre page production événementielle.
  • KPMG : 900 participants pendant quatre jours au Center Parcs du Lac d’Ailette, des navettes au cœur du dispositif, de l’arrivée au départ, et des prestataires locaux coordonnés, y compris à distance. Voir le séminaire de 900 participants de KPMG.
  • Le jour J : votre chef de projet est sur place avec vos équipes et coordonne le déroulé. Un plan B est prêt dès qu’une séquence se joue dehors, comme le repli en salle plénière prévu pour l’afterwork de SBS Connect, sur le rooftop du Comet Arboretum.
Vue du ciel des collaborateurs d’Elanco en tee-shirts blancs, rassemblés sur la pelouse devant le site de production pour former un grand 70, pendant leur séminaire annuel

4. Bilan : mesurer et préparer la suite

  • Le principe : après l’événement, nous comparons le résultat aux objectifs fixés au cadrage, avec les retours de vos participants, ceux de votre équipe et notre retour d’expérience interne.
  • Elanco : après le séminaire annuel de ses commerciaux, le client nous a indiqué que les résultats de son questionnaire de satisfaction n’avaient jamais été aussi positifs.
  • Parthena : un roadshow commercial à Nice, Lyon, Paris et Lille, avec des objectifs largement dépassés, une offre relancée et des clients conquis. Voir le roadshow Parthena en quatre villes.
  • Préparer la suite : Havea Group nous confie ses fêtes d’été et d’hiver, et chaque nouvelle proposition part des éditions passées. Voir l’afterwork d’été de Havea Group.

Pour aller plus loin, découvrez comment nous avons scénarisé le parcours participant de l’inauguration de Daiichi, et nos réponses pour mesurer le ROI d’un événement d’entreprise.

Parlez-nous de votre événement

Un accompagnement événementiel avec un seul interlocuteur

Du premier échange au bilan, vous traitez avec la même personne : votre chef de projet événementiel. Après la convention annuelle de 3DS Outscale, la cliente a exprimé sa « satisfaction totale à l’égard de l’événement et de notre accompagnement ».

Quand le brief change en route

Un projet bouge souvent pendant sa préparation. Pour Libon, au Sofitel Biarritz, les deux demi-journées de réunion ont été remplacées par des activités : nous avons repensé tout le planning, et nos prestataires locaux ont ajusté les groupes jusqu’au dernier moment.

Pour Toupret, la validation finale est arrivée à quelques jours de la convention hybride : nous avons renforcé l’équipe technique pour tenir la diffusion en direct et la traduction simultanée en quatre langues.

Participants du séminaire incentive Libon, foulard orange au cou, écoutant un animateur qui présente une épreuve des olympiades basques, sur une pelouse face à l’océan à Biarritz
Équipe technique casque sur les oreilles en régie, devant ses écrans et ses consoles, pendant la convention hybride Cap 30 Connect de Toupret
Invités de SBS Connect sur le rooftop du Comet Arboretum au coucher du soleil, pendant l’afterwork de leur journée d’étude
Saxophoniste sous des lumières bleues pendant la cocktail party Delpha, invités en arrière-plan
Participants d’une étape du roadshow Parthena, réunis debout sous des néons colorés, à côté d’un kakémono « Move ta finance »

Ils nous ont confié leurs événements

Julie R

Très belle collaboration avec l’agence Weevup dans le cadre de notre événement SBS Connect Paris (juin 2025) rassemblant près de 250 participants.
Nous avons particulièrement apprécié leur réactivité, la qualité du suivi en amont et le jour J, ainsi que la rigueur logistique.
L’équipe a su faire preuve de créativité tout en respectant les délais et le budget.
Un partenaire fiable, impliqué et à l’écoute, que je recommande vivement pour tout événement B2B d’envergure.
Un grand merci à Estelle et Julien pour leur implication, leur disponibilité et leur professionnalisme tout au long du projet.

Sam D

Weevup a été top ! Romain nous a trouvé LE lieu pour notre soirée de Noël, et ce malgré nos critères assez complexes. Nous avons passé un excellent moment, dans un lieu exceptionnel, avec un budget respecté ! Je les recommande vivement.
Encore mille mercis !

Nicole O

We discovered Weevup while searching for top event agencies in Europe to help organise our bi-annual retreat—and they truly exceeded all expectations. From the outset, the team was exceptional: efficient, proactive, calm, and highly organised. They brought fresh, creative ideas and were always one step ahead.
During the event, their presence was invaluable. The entire team was engaged, communicative, and incredibly friendly, making everything run seamlessly. I would highly recommend Weevup to anyone looking for a dedicated agency to deliver a memorable and flawlessly executed event.
A heartfelt thank you to Estelle, Clémence, Jade, and everyone else at Weevup who helped make this our best event yet!

Marie-Laure G

Première collaboration avec l'équipe Weevup pour la Summer Party annuelle avec nos collaborateurs, nous sommes totalement conquis ! Merci pour votre expertise et accompagnement avant, pendant et après l'évènement.

Mathilde B

Guillaume nous a accompagnés pendant toute l'organisation de notre séminaire scientifique. Très réactif et aidant, nous sommes très satisfaites. Nous recommandons cette agence pour l'organisation de vos événements 🙂

Sarah R

Weevup was an incredible partner to our firm in organising and coordinating a retreat for 150 people outside of Barcelona. The team was on top of every detail, incredibly organised, proactive, and did it all with a smile. They are the definition of calm, cool, collected and made the event such an enjoyable experience for all attendees. We'll definitely work with them again and highly recommend them to our network!

Virginie C

Organisation d’une soirée professionnelle au top ! Cadrage, timing, organisation, disponibilité : tout était parfait ! Équipe hyper sympa, à l’écoute et disponible. Je vous les recommande vivement !

Yifat H

We had an excellent experience working with Weevup for our client event in Paris. Everything was handled professionally, smoothly, and with great attention to detail from start to finish. A special thank you to Marilou, who was absolutely fantastic throughout the entire process - responsive, calm under pressure, incredibly organized, and always one step ahead. She truly helped make the event a success. Highly recommended!

Florian L

Je collabore avec l'agence depuis sa création en 2015, et cela a toujours été un plaisir de travailler ensemble. L'équipe est toujours à l'écoute et réactive, et cela se ressent dans la qualité des événements et de leurs services.

Clémence L

Merci à Romain et toute son équipe pour l’organisation de mon évènement d’entreprise. Rigueur, adaptabilité et innovation sont les maîtres mots de cette agence. Je n’hésiterai pas à refaire appel à leur service.

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Conception ou production, lieu à trouver ou déjà choisi ?

Deux questions reviennent souvent dès le premier échange. Voici nos réponses, avec des exemples tirés de nos réalisations.

Conception ou production ?

  • La conception décide de ce que vivront vos participants : le lieu, le programme, le fil rouge, les temps forts et la mise en scène.
  • La production le rend possible : prestataires, technique, logistique des participants, installation, puis coordination sur place jusqu’au démontage.
  • Chez Weevup, le même chef de projet suit les deux, pour que rien ne se perde entre l’idée et le jour J.

Un lieu à trouver ou déjà choisi ?

  • Un lieu à trouver : nous comparons plusieurs sites sur vos critères. Pour 3DS Outscale, il fallait accueillir 340 personnes près de Saint-Cloud, hors du bois de Boulogne : le choix s’est porté sur le T7, privatisé pour l’occasion.
  • Un lieu déjà choisi : nous partons de ses contraintes. Delpha recevait ses invités sur un chantier encore en activité : avec le propriétaire du site, nous avons fait de ce chantier le fil conducteur de la soirée, en veillant à la sécurité de chaque invité.
  • Dans les deux cas, le lieu et le programme se pensent ensemble, et vous validez chaque choix.
Médaille d’argent EcoVadis de Weevup

Des options éco-responsables, dès la conception

La RSE vient en plus, à votre choix. Dans chaque proposition, nos « notes positives », repérables à leur cœur, signalent les options plus responsables, placées à côté des options classiques : un lieu accessible en transports en commun, des menus de saison, des cadeaux de producteurs régionaux, des invitations numériques, un décor réutilisable.

Pour le séminaire international de SVR à Paris, nous avons créé des invitations digitales et proposé des cadeaux de produits régionaux, pour réduire les transports ; tout le programme se faisait à pied. Vous comparez, vous décidez.

Weevup a reçu la médaille d’argent EcoVadis, qui la place parmi les 15 % d’entreprises les mieux évaluées. Découvrez notre démarche d’agence événementielle RSE et nos conseils pour le bilan carbone d’un événement d’entreprise.

Écouter, concevoir, créer des émotions durables

Une méthode pour tous vos événements d’entreprise

Séminaire, convention, soirée, team building ou lancement de produit : le format change, la méthode reste la même. Notre agence événementielle organise vos événements d’entreprise à Paris, en Île-de-France, partout en France et à l’étranger. Découvrez nos types d’événements d’entreprise et des réalisations proches de votre projet.

Découvrir l’agence événementielle

Maisons sur pilotis au Zoo de Beauval pour le séminaire Groupe Bancaire Ouest

Nos réalisations, du cadrage au bilan

Six réalisations où la méthode est à l’œuvre : des objectifs posés dès le départ, un format ou un lieu repensé, un jour J bien guidé, une logistique fluide, une application adoptée.

Voir toutes nos réalisations

Des questions ?

Contactez-nous !

La conception événementielle consiste à imaginer un événement à partir de ses objectifs : choisir le format, le lieu, le programme, le fil rouge et les temps forts, avant de lancer la production.

Elle répond à une question simple : que doivent vivre et retenir vos participants ? Chez Weevup, agence événementielle pour les entreprises, la conception suit le cadrage de votre projet : nous vous présentons plusieurs lieux comparés, avec un programme pour chacun.

Chez Weevup, l’organisation d’un événement d’entreprise suit quatre temps. Le cadrage pose vos objectifs, vos participants et vos dates. La conception propose des lieux comparés et un programme.

La production coordonne les prestataires, la technique et la logistique jusqu’au jour J, où votre chef de projet est sur place. Le bilan compare le résultat aux objectifs du départ. Pour un séminaire, notre guide détaille les 7 étapes pour organiser un séminaire d’entreprise.

Cinq informations suffisent : le type d’événement, le nombre de participants, même approximatif, la période envisagée, la ville ou la région, et l’objectif. Notez « à définir » ce que vous ne savez pas encore : le reste se construit pendant le premier appel.

Si votre entreprise a déjà rédigé un cahier des charges ou lance un appel d’offres, envoyez-le-nous tel quel. Pour le rédiger, voici les dix rubriques d’un cahier des charges événement.

Le fil rouge, ou fil conducteur, est l’idée qui relie toutes les séquences d’un événement : un thème, un message ou une ambiance que l’on retrouve du programme au décor. Il aide à faire des choix cohérents et laisse aux participants un souvenir clair.

Pour le séminaire des dirigeants de Generali, le fil conducteur était la culture et la gastronomie. Pour le séminaire international de SVR à Paris, le thème Dare to Love s’est retrouvé dans tout le programme, jusqu’aux temps forts.

Le chef de projet événementiel est votre seul interlocuteur. Chez Weevup, nous l’appelons votre Weever : il suit votre dossier du premier échange au bilan, prépare les propositions, construit le rétroplanning, coordonne le lieu, le traiteur, la technique, les transferts et les animations, et vous soumet chaque choix.

Le jour J, il est sur place avec vos équipes et coordonne le déroulé. Découvrez les chefs de projet de l’équipe Weevup.

Partez de deux ou trois objectifs fixés au cadrage et associez à chacun un indicateur : participation, retours des participants, messages compris, échanges entre équipes. Recueillez les retours après l’événement, par un questionnaire de satisfaction ou par l’application de l’événement, puis comparez-les aux objectifs.

Chez Weevup, nous définissons ces objectifs avec vous dès le brief et faisons le point après l’événement, avec notre retour d’expérience interne. Pour Cherry Ventures, l’application a permis de recueillir facilement les impressions des participants.

Une agence apporte un regard extérieur sur vos objectifs, un réseau de lieux et de prestataires déjà éprouvés, et une seule personne pour tout coordonner.

Elle compare les options, négocie avec les différents acteurs et gère les imprévus, comme un brief qui change en route ou une activité à revoir à cause de la météo. Chez Weevup, vous gardez la main : nous vous présentons des options comparées et vous soumettons chaque choix, du lieu au déroulé du jour J.

Oui. La méthode est la même à Paris, en Île-de-France, en région ou à l’étranger. Nous avons par exemple organisé le séminaire des dirigeants de Generali à Chambord, celui d’Elanco en Alsace, la convention de 300 participants du Groupe Positive à Bruxelles et le séminaire de Cherry Ventures près de Barcelone.

Sur place, nous organisons le lieu, l’hébergement, les transferts et le programme. Voir nos séminaires d’entreprise à l’étranger.

Nos types d’événements

Collaborateurs d'Elanco en tee-shirts blancs formant une pyramide humaine dans une rue pavée du centre historique de Colmar, pendant le rallye connecté organisé par Weevup
Teambuilding

Teambuilding

Table de Noël nappée de rouge, décorée de petits sapins et de fleurs, dans le hall du Pathé Beaugrenelle pour l’après-midi de Noël de SSGA
Soirée de Noël d’entreprise

Soirée de Noël d’entreprise

Vue d’ensemble d’un dîner-spectacle lors de la soirée annuelle IGAM : invités assis autour de tables rondes dans une verrière entourée de nature.
Soirée d’entreprise

Soirée d’entreprise

Séminaire de direction

Séminaire de direction

Plénière en tables rondes : une intervenante sur scène devant trois écrans aux couleurs de SVR, face aux managers réunis pour le séminaire organisé par Weevup
Séminaire

Séminaire

Stand Holy à l'heure bleue au Marvellous Island : caravane éclairée, oriflammes roses et festivaliers de dos
Lancement de marque/produit

Lancement de marque/produit

Participants de la journée d'étude SBS Connect dans la grande salle du Comet Arboretum à Paris, sous les suspensions en osier et les plantes, organisée par Weevup
Journée d’étude

Journée d’étude

Convention

Convention

Invités de SBS Connect sur le rooftop du Comet Arboretum au coucher du soleil, lors de l'afterwork organisé par Weevup à Paris
Afterwork

Afterwork

Tous nos types d’événements

Réunir et décider

Annoncer et mobiliser

Remercier et célébrer

Fédérer

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