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Depuis de nombreuses années, beaucoup d’entreprises souhaitent réunir leurs collaborateurs lors de moments informels afin de les fédérer et d’apprendre à mieux les connaitre dans un cadre différent.

Quoi de mieux que des événements en soirée ? Soirées cocktails, Afterwork, Team Building mystère après une journée de travail… Cet événement entretient la motivation et booste les salariés !

1- Nous définissons le cahier des charges

Dès le premier contact, notre agence se charge de définir les éléments essentiels de votre brief. Nous définissons ensuite le cahier des charges, c’est à dire les informations centrales pour l’organisation de votre soirée : le format de votre soirée, la date, le lieu si vous en avez un en tête, le budget ainsi que le nombre de participants.

De plus, nous prenons en compte vos spécificités s’il y en a. Le tout afin de vous organiser le plus bel événement et qui correspondra totalement à vos envies. Nous affinons ce cahier des charges au fil du projet, en brainstormant ainsi qu’en vous écoutant, si vous nous partagez de nouvelles idées.

Notre priorité est d’écouter vos besoins et d’y répondre. Nous mettons tout en œuvre pour vous offrir un événement inoubliable.

2- Nous élaborons la stratégie

La stratégie se fait en plusieurs étapes, tout d’abord, par le sourcing auprès de nos partenaires. Si vous avez définis un lieu précis nous le contactons directement pour nous informer des disponibilités. Néanmoins, si vous souhaitez que l’on vous propose des lieux, nous ferons tout pour que celui-ci convienne à vos attentes et qu’il vous ressemble. Nous nous occupons ensuite de la conception de votre projet ainsi que de la négociation avec les différents acteurs de votre soirée (traiteurs, techniques…)

S’ensuit une réflexion stratégique par notre agence, autour de votre soirée afin d’imaginer un fil rouge qui lui permet de se développer de manière homogène. Nous vous envoyons ensuite des recommandations et nous nous occupons de la budgétisation de votre soirée.

3- Nous produisons l’évènement

Notre agence réalise un rétroplanning afin de gérer les deadlines, temps fort de votre soirée. Dès lors, nous effectuons un repérage dans le lieu sélectionné par vos soins, afin de s’assurer qu’il convienne et que l’atmosphère s’adapte à vos envies. Cela nous permet de nous projeter et de tester le matériel si besoin (karaoké, micro, lumières…)

Nous vous accompagnons sur la totalité de l’organisation, Du jour de la prise de brief au J-J, voir J+1 si besoin ! Nous anticipons le moindre détail afin de vous offrir un moment unique et inoubliable.

Le Jour J, nous accueillons les prestataires afin d’installer le matériel nécessaire et coordonnons l’ensemble de la prestation avec eux afin de rester votre interlocuteur privilégié mais aussi celui de vos partenaires.

Nos Weevers sont disponibles et anticipent tout besoin de dernière minute, peuvent gérer vos transferts. A la suite de votre soirée ou le lendemain, nous nous occupons du démontage.

4- Nous vous accompagnons de A à Z

Notre valeur ajoutée ? L’accompagnement. Nous assurons un suivi régulier, par e-mail, par téléphone ou en personne afin de suivre au mieux l’avancement de l’organisation de votre soirée d’entreprise. Nous nous assurons que toutes vos envies sont prises en compte. Un ou plusieurs Weevers sont présents lors du montage et du démontage de la soirée en présence des différents prestataires.

Nos équipes gèrent divers imprévus et demandes avant, pendant et après votre soirée. Au sein de notre agence, le Weever est l’interlocuteur privilégié pour toutes vos demandes et auprès de tous les partenaires, food, technique, animation…

En post événement, nous recueillons vos avis et nous vous transmettons votre book pour de futurs événements. Très souvent accompagner d’un photographe et vidéaste, nous vous permettons d’immortaliser votre soirée ! De quoi créer de jolis souvenirs.

5- Nous gérons la communication

Lors de vos soirées, notre agence s’occupe de la communication et des différents messages que vous souhaitez y transmettre. Si vous le souhaitez, nous élaborons le storytelling qui suscitera l’intérêt des personnes présentes !

Nos weevers peuvent réaliser de la publicité lors de la soirée (kakémonos, lettrages, goodies…) qui permettra de dynamiser celle-ci. Nous privilégions des solutions de communication éco-responsables.

Nous pouvons également élaborer le graphisme de ces dernières et définir avec vous la valeur ajoutée de votre événement. Nous vous proposons de créer des invitations digitales ou papiers pré et post événement si besoin. Pour cela, nous imaginons des contenus originaux qui se démarquent et mettent en avant le message que vous souhaitez transmettre, en lien avec le thème choisi, s’il y en a un.

Le photographe présent sur place pourra créer du contenu et faire rayonner votre événement ! Ces photos et vidéos permettent de véhiculer l’identité de votre entreprise.

Un large panel d’idées de communication sur votre événement s’offre à vous, un social wall, un mapping vidéo… Le tout pour une expérience mémorable !

WEE ARE UNFORGETTABLE !


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