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Collecter les données événementielles est devenu aujourd’hui essentiel pour les agences. Ces données sont très utiles et permettent par la suite d’améliorer la qualité des événements et de mesurer leur impact. Récolter ces données apportent de précieuses informations quant aux participants, aux sponsors, ou encore vis à vis de l’organisation d’un événement.

Découvrez alors pourquoi il est si important de les récolter et comment procéder pour les recueillir de façon efficace.

1- Pourquoi faut-il collecter les données de vos événements ?

Pour nous, agence événementielle, collecter les données avant, pendant ou après l’événement est essentiel. Il existe ainsi de nombreuses raisons qui justifie cette collecte.

  • Repérer les tendances événementielles

La collecte des données permet de se rendre compte des tendances événementielles, elle permet aux organisateurs de comprendre les opportunités dans le secteur. Les données à propos des participants, des sessions, des exposants etc, vont aider à identifier quelles thématiques et quels sujets sont populaires.

  • Améliorer l’expérience en événement

Collecter le nom, l’adresse mail ou encore la profession ou les centres d’intérêts, permet par la suite, d’optimiser l’événement et de le personnaliser pour chacun des participants. Dès lors, vous pourrez identifier quels sujets intéresseront davantage vos collaborateurs par rapport à d’autres. Cela permet aussi d’envoyer des communications ciblées.

  • Mesurer votre retour sur investissement

Les organisateurs d’événements ont besoin de mesurer le ROI afin de justifier les coûts liés aux événements réalisés, aux sponsors… Les données liés aux contacts établis lors de l’événement permettent de montrer la valeur de l’événement.

  • Optimiser l’organisation et la planification de vos événements

Les données récoltées au fur et à mesure de vos événements, vont pouvoir vous permettre d’anticiper les prochains. En effet, collecter des données liés à vos événements antérieurs peut vous apporter de précieuses informations, en lien avec leurs intérêts et leurs envies, vis à vis de certains exposants ou intervenants. Et ainsi, déterminer s’il est pertinent de refaire appel à eux lors de prochains événements.

  • Mesurer la portée de l’événement

Vous pouvez mesurer la portée de votre événement grâce à la collecte de différentes données, notamment grâce aux réseaux sociaux, là où sont communiquer les principales informations lorsqu’un événement se déroule. On retrouve les mentions de l’événement sur LinkedIn ou Instagram ainsi que les avis des participants.

Cette analyse permet alors de mieux comprendre la demande et de mieux cerner ce dont vos participants ont besoin. Récolter leurs avis et leurs ressentis suite à vos événements, c’est la clé afin de proposer des axes d’amélioration pour vos futurs événements. Pensez tout de fois au respect de la loi et au respect de la vie privée.

2- Comment réaliser la collecte des ces données ?

Dans un premier temps, vous devez vous assurer de respecter la réglementation à propos de la protection des données du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) de l’Union Européenne. Cette réglementation impose de traiter les données récoltées de manière transparente et légale évidemment. Il est aussi primordial de demander le consentement de façon explicite des personnes pour lesquelles vous souhaitez collecter et/ou traiter leurs données personnelles.

Vous devez ensuite vous assurer que les données collectées sont stockés de façon sécurisé. Nous vous conseillons de vous renseigner auprès de la CNIL pour davantage d’informations concernant la collecte et le stockage d’informations personnelles.

Afin de vous simplifier la collecte, voici quelques exemples :

  • Utiliser des formulaires d’inscription

Vous pouvez utiliser des formulaires d’inscription en ligne afin de simplifier la collecte de données des participants avant l’événement. Vous pouvez inclure dans vos formulaires des questions de base : nom, prénom, mail… Mais aussi des questions plus ciblées, à propos de leurs besoins ou de leurs attentes vis à vis de l’événement à venir.

  • La simplicité des applications événementielles

Lors de votre événement, vous pouvez mettre en place l’utilisation d’applications événementielles. Cela peut vous aider à collecter différentes informations en temps réel. Les participants peuvent enregistrer les sessions auxquelles ils assistent ou bien le contact des exposants qui les intéressent. Mais ce n’est pas tout, ils peuvent aussi répondre à des sondages, participer à des quiz ou bien partager leur feedback en direct. Cela peut être utile pour renforcer l’interactivité pendant l’événement.

  • La mise en place d’enquêtes après la réalisation de l’événement

Ces enquêtes vous permettent de récolter des commentaires à propos de l’événement, identifier qu’est ce qui a fonctionné le mieux ou le moins bien. Vous pouvez envoyer des enquêtes par courrier électronique ou par SMS afin d’obtenir des avis et pourquoi pas des idées d’amélioration.

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