Très souvent, nous recevons de nombreuses demandes d’organisation d’événements en dernière minute. Efficace, nous y répondons avec succès, mais la plupart du temps les lieux ou activités souhaités par le client sont déjà bookés ! En effet, selon le type et la taille de votre événement, le délai d’organisation peut être plus ou moins long. D’où l’importance d’anticiper vos demandes d’organisation d’événements. Entre la préparation et le Jour J, il peut se passer un certain laps de temps, qui ne doit pas être négligé !
Choisir les meilleures dates
S’y prendre à l’avance vous permets de choisir la meilleure date pour votre entreprise. Vous pouvez ainsi réfléchir consciencieusement au choix de la date, en fonction des événements annuels, de votre planning interne et de vos envies.
De plus, il vaut mieux anticiper le choix de la date, car celle-ci peut avoir été sélectionné par d’autres entreprises. Cette situation est très fréquente dans le secteur événementiel car la plupart des entreprises ne prennent pas en compte ce facteur temporel, pourtant très important pour la réussite de votre événement.
Concernant la réservation de lieux, encore une fois, il vaut mieux être certain de la date sélectionnée et l’avoir choisi à l’avance. Tout simplement car le lieu sélectionné peut être un lieu prestigieux et très demandé, ainsi pour ce type de demande nous vous conseillons de parfois l’organiser 6 mois voir 1 an à l’avance ! Contrairement aux lieux moins prisés mais tout aussi adaptés à vos événements.
Afin de choisir les meilleures prestations
Les événements d’entreprise sont désormais incontournables dans la vie d’une entreprise. Ils permettent de fédérer, souder et rassembler vos équipes tout au long de l’année.
Team Building, séminaire, cocktail… Chaque événement est très souvent organisé à l’extérieur de vos locaux, et est très souvent composé d’animations. Les prestataires ayant une très bonne réputation et une grande notoriété seront forcément très prisés et peu disponibles. Afin de réaliser un événement inoubliable, prévoyez un lieu qui marquera les esprits ! Pour ce faire, faites appel à une agence événementielle comme Weevup afin d’anticiper chaque contrainte et vous garantir le plus bel événement dans le plus beau lieu, adapté à vos besoins.
L’anticipation est le meilleur moyen de réussir un événement. S’y prendre à l’avance permet de mieux gérer l’organisation interne auprès de vos collaborateurs, cela permet d’avoir une plus grande flexibilité et du temps pour perfectionner l’organisation.
La création d’événements est un réel métier qui demande une grande organisation et de l’expérience afin de pouvoir anticiper les moindres détails. De plus, nous nous efforçons de nous adapter à chaque nouvelle demande afin de personnaliser chaque événement à votre image et aux souhaits dont vous nous faites part.
Pour une meilleure gestion de votre budget
Chaque organisation d’événement se voit allouer un budget, plus ou moins grand en fonction de vos besoins et de vos motivations. Cependant, c’est un élément important et l’organisation d’un événement requiert de prévoir une marge en cas d’imprévus nécessitant des charges supplémentaires !
Grâce à votre anticipation, vous serez en mesure de bien calculer le budget à allouer à votre événement et de prévoir une possible marge. Vous pourrez ainsi trouver des alternatives afin de réduire les coûts le jour J.
Le fait de faire appel à notre agence événementielle vous permettra de recevoir différentes propositions de prestations pour votre événement, différents lieux, différentes animations… Le tout adapté au budget que vous nous communiquez.
Notre petit plus (non négligeable !) : nous vous proposons toujours une alternative éco-responsable qui correspond à votre budget afin de mettre en avant l’aspect environnemental dans notre vision et vous inciter à faire de même ! Une belle démarche avec de belles valeurs.
Et une meilleure anticipation de la logistique
Si vous prévoyez un événement avec beaucoup d’animations, des shows de lumière, un dîner, un DJ… Vous devez prendre en compte toute la logistique associée. Ainsi, y consacrer du temps est essentiel. Il faut prévoir la location de matériel, en réservant tôt, la réservation et la mise en place sera simplifiée et permettra de diminuer le stress lié à l’organisation le Jour J.
Qui dit logistique dit traiteur, et oui Weevup pense à tout ! Si vous prévoyez un séminaire de plusieurs jours ou un team building sur toute une journée, il ne faut pas oublier le traiteur. Afin de permettre à ce prestataire de répondre à vos besoins, anticiper la demande est primordial. Lorsque vous nous faites parvenir votre demande d’événement, nous nous occupons de la logistique et de la gestion du traiteur, et pour mener à bien ce process il est important que vous vous y preniez à l’avance.
Le tout afin de vous garantir les meilleurs prestations pour votre événement.
Et assurer une communication événementielle pertinente
Il y a différents types d’événements et tous n’ont pas les mêmes besoins en communication. En effet, une soirée cocktail en interne ne nécessite pas la même communication que si vous visez un public cible.
Ainsi, il faut prendre en compte cet élément dans le temps à investir dans l’organisation de votre événement. L’anticipation est encore une fois la clé afin de réussir l’organisation de votre événement et pouvoir le perfectionner.
Vous pourrez alors prévoir un plan de communication adapté à votre événement en fonction de vos objectifs. Pourquoi pas, si votre événement est interne à l’entreprise, communiquez grâce à des invitations personnalisées ou bien des énigmes à faire découvrir à vos équipes et qu’ils découvrent par la suite l’événement que vous avez organisé pour eux !
Afin que votre événement soit inoubliable aux yeux de vos collaborateurs, anticiper vos demandes d’événements en nous les faisant part le plus tôt possible ! Ainsi, vous gagnerez du temps sur l’organisation et ne serez pas stressé par des délais trop courts. Grâce à nos services, vous pourrez profiter pleinement de vos événements, tout autant que vos équipes.
Marquez les esprits avec Weevup !
