Pour recréer du lien entre les équipes du siège et celles du terrain, un événement interne fonctionne quand chacun y trouve sa place : un lieu neutre, des groupes mélangés, du dialogue plutôt que des discours. Chez Weevup, nous construisons ces rendez-vous avec vous. Voici notre check-list, de la préparation au lendemain de l’événement.
Séminaire, convention, journée d’étude ou roadshow : parmi nos formats d’événements d’entreprise, plusieurs se prêtent à cette rencontre. Le plus souvent, elle prend place dans un événement plus large, avec un temps de cohésion : voici comment organiser un événement interne pas à pas.
- Un lieu central et facile d’accès, pour que personne ne joue à domicile.
- Des groupes mixtes, des ateliers et des récits venus du terrain.
- Un temps de cohésion qui mélange les équipes, puis une suite après l’événement.
- Exemple : le séminaire annuel d’Elanco et la visite de son site de production.
Pourquoi un événement aide-t-il à rapprocher siège et terrain ?
Au quotidien, les échanges entre le siège et les équipes de terrain sont surtout opérationnels : des chiffres, des consignes, des urgences. Un événement ouvre un autre espace. Le siège découvre la réalité du terrain, le terrain comprend mieux les choix du siège, et chacun met un visage sur un nom.
Ce changement de regard se prépare. Voici les points que nous passons en revue avec vous, en trois temps.
Que préparer avant l’événement ?
- Les attentes de chacun. Quelques questions posées au siège et au terrain pour connaître leurs envies, leurs questions et les sujets à aborder.
- Un message central. Ce que vous souhaitez que tout le monde retienne, formulé simplement.
- Un lieu neutre et central. Ni le siège, ni un site en particulier : un lieu facile d’accès pour tous, propice à la discussion informelle.
- Des trajets pensés pour voyager ensemble. Le train quand c’est possible, puis un car ou une navette : le trajet devient déjà un moment partagé.
- Des groupes mixtes. Une répartition des tables et des ateliers qui mélange métiers, sites et niveaux hiérarchiques.
- Des intervenants du terrain. Des collaborateurs qui racontent leur quotidien, préparés et accompagnés pour la prise de parole.
Pour ELO ÉNERGIE, nous avons choisi l’EKLO Hôtel de Nantes pour sa position centrale, facilement accessible depuis les différents sites du client : 85 participants des équipes de Nantes et de Lyon y ont enchaîné prise de parole, team building et soirée à Nantes sans changer de lieu. De manière générale, nous favorisons le train, les trajets en groupe et la mobilité douce quand c’est possible, ainsi que les prestataires locaux.
Que prévoir pendant l’événement ?
- Une plénière courte, avec des récits concrets plutôt que des tableaux d’indicateurs.
- Des ateliers en petits groupes mixtes, où chacun contribue : notre atelier d’intelligence collective en séminaire en donne des exemples.
- Une visite de terrain, d’un site de production, d’une agence ou d’un entrepôt, pour voir le travail des autres.
- Des outils interactifs : sondages, nuages de mots et questions en direct, aussi pour ceux qui suivent à distance.
- Un team building coopératif, sans gagnants ni perdants, qui mélange les équipes : nos idées d’activités de team building en entreprise.
- Un dîner en placement mélangé, pour que les conversations continuent.
Le séminaire annuel d’Elanco, du terrain au site de production
Nous avons organisé le séminaire annuel des commerciaux d’Elanco, plus de 300 collaborateurs, en Alsace, entre Strasbourg, Huningue et Colmar : réunions, visite des laboratoires et de l’usine du site de production de Huningue pour mieux comprendre les produits, rallye connecté à Colmar et marche Handi chien.
Comment prolonger le lien après l’événement ?
- Un questionnaire de satisfaction, envoyé à tous les participants. Pour Elanco, les résultats n’avaient jamais été aussi positifs.
- Une synthèse des ateliers, partagée avec l’ensemble des équipes.
- Les engagements pris, suivis et racontés dans la communication interne.
- Les photos et le film, pour faire revivre le moment à ceux qui y étaient et le montrer aux autres.
- Un prochain rendez-vous : un roadshow interne pour aller à la rencontre des équipes, ou une watch party pour réunir tous vos sites autour du même moment.
Questions fréquentes sur le lien entre siège et terrain
Un séminaire ou une convention réunissent tout le monde au même endroit, avec des ateliers et un temps de cohésion. Un roadshow fait l’inverse : la direction va à la rencontre des équipes, site par site. Weevup vous aide à choisir le format qui correspond à votre organisation.
Avec une diffusion en direct et des outils interactifs. Pour Cap 30 Connect, la convention hybride de Toupret, les collaborateurs présents à Sénart comme ceux connectés à distance ont participé grâce aux sondages, aux nuages de mots et aux réactions en direct.
Dans un lieu central, facile d’accès depuis tous les sites, qui offre plusieurs ambiances pour la plénière, les ateliers et la soirée. C’est ce qui a guidé le choix de l’EKLO Hôtel de Nantes pour ELO ÉNERGIE.
Votre événement interne avec Weevup
Weevup, agence événementielle créée à Paris en 2015 et installée au Vésinet (Yvelines), organise vos séminaires, conventions et soirées d’entreprise à Paris, en Île-de-France, en région et à l’étranger. Médaille d’argent EcoVadis.
