Pour l’édition 2023 de la convention annuelle de l’AFCDP, nous avons créé l’identité visuelle, à commencer par le logo. Nous l’avons déclinée sur les brochures, les bannières, les affiches, le save the date et la signalétique.
Environ 120 participants sur une même application
Pour le séminaire de Cherry Ventures, près de Barcelone, une application dédiée servait à la fois d’agenda, de source d’information et d’outil d’inscription aux ateliers. Une communication en amont et des rappels réguliers l’ont fait adopter.
Un seul chef de projet pour l’événement et sa communication
Le même interlocuteur suit votre dossier du brief au jour J. Le lieu, le programme, la technique et chaque support avancent ensemble : votre événement garde la même image, du premier e-mail au dernier écran.
Une agence de communication événementielle qui organise aussi l’événement
Weevup est une agence de communication événementielle : nous concevons les invitations, l’identité visuelle et la signalétique de vos événements d’entreprise, nous gérons les écrans et nous organisons l’événement lui-même. Séminaire d’entreprise, convention, journée d’étude ou soirée d’entreprise : la communication commence bien avant le jour J.
Créée à Paris en 2015, notre agence est installée au Vésinet (Yvelines). Plus de 100 entreprises nous ont confié leurs événements, dont Dior, Dassault Systèmes, Swiss Life, Generali et Coty.
Avant le jour J, votre invitation raconte déjà l’événement.
Supports de communication d’un événement : ce que nous prenons en charge
Selon votre projet, vous nous confiez tous les supports de communication de l’événement ou une partie seulement. Pour chaque domaine, voici des exemples tirés de nos réalisations.
Invitations, inscriptions et relances
Le principe : un save the date, une invitation digitale ou papier, le suivi des inscriptions et des relances, pour que les bonnes personnes viennent.
SVR : pour son séminaire international à Paris, nous avons créé des invitations digitales sur une plateforme dédiée, qui gérait aussi les campagnes d’e-mails et le programme. Voir le séminaire international SVR à Paris.
Produal : pour convaincre des clients aux agendas chargés en pleine rentrée, un mailing ciblé aux messages personnalisés, puis des relances régulières. Découvrez la journée d’étude Produal.
Idéal pour : une journée clients, une convention ou une soirée où chaque présence compte.
Identité visuelle de l’événement
Le principe : un logo, des couleurs et un ton propres à l’événement, ou votre charte graphique adaptée pour l’occasion, puis repris sur chaque support.
AFCDP : une identité créée sur mesure pour la convention annuelle, déclinée des brochures à la signalétique, et des stands clés en main pour les sponsors. Voir l’identité visuelle de la convention AFCDP.
SVR : le thème Dare to Love a guidé chaque détail du séminaire, de l’art de la table au choix des activités.
Idéal pour : une convention annuelle, un anniversaire d’entreprise ou un rendez-vous qui revient d’une édition à l’autre.
Signalétique, stands et habillage du lieu
Le principe : fléchage, panneaux d’accueil, kakémonos, stands et décor aux couleurs de l’événement, pour que chacun trouve sa salle sans chercher.
SBS Connect : 300 participants entre plénière et ateliers au Comet Arboretum, une signalétique renforcée sur tout le parcours et des hôtesses dédiées. Voir la journée d’étude SBS Connect.
Iron Mountain : pour un dîner au Louvre, la scénographie, l’aménagement et les supports de communication, dans le respect des contraintes du musée. Découvrez le dîner Iron Mountain au Louvre.
Idéal pour : un lieu à plusieurs salles, une convention avec des partenaires ou un site qui impose ses règles.
Écrans, application, social wall et vidéo
Le principe : des écrans qui portent vos messages, une application d’événement, un social wall, un photobooth, du vidéo mapping ou un photographe, selon vos objectifs.
Toupret : pour une convention hybride, diffusion en direct, traduction simultanée en quatre langues par IA et une plateforme interactive pour les sondages et les nuages de mots. Voir la convention hybride Toupret.
Coty : pour sa Summer Party, un décor projeté sur les murs de ses bureaux et un photobooth qui a capté les moments de complicité. Découvrez la Summer Party de Coty.
Idéal pour : une plénière qui doit capter l’attention, des équipes à distance ou une soirée qu’on a envie de partager.
Plan de communication d’un événement : avant, pendant, après
Tout part de votre brief : qui vous invitez, ce que vous voulez leur dire, le ton juste. Avant l’événement viennent l’identité visuelle, le save the date, l’invitation et les relances.
Le jour J, la signalétique guide vos invités, les écrans portent les prises de parole et les temps forts se partagent. Après, place aux remerciements, aux photos et à un court questionnaire, pour mesurer ce qui a marché.
Création, fabrication et pose des supports : un seul fournisseur
Votre chef de projet suit la communication comme le reste de l’événement. Il fait le lien entre la création des supports, leur fabrication, leur pose sur place et l’équipe technique.
Un programme qui change en route ? Les supports suivent, sans que vous ayez à relancer plusieurs prestataires. Pour la convention de Toupret, dont le format n’a été validé que quelques jours avant la date, nous avons renforcé les équipes techniques à la dernière minute.
Ils nous ont confié leurs événements
JJulie R
Très belle collaboration avec l’agence Weevup dans le cadre de notre événement SBS Connect Paris (juin 2025) rassemblant près de 250 participants.
Nous avons particulièrement apprécié leur réactivité, la qualité du suivi en amont et le jour J, ainsi que la rigueur logistique.
L’équipe a su faire preuve de créativité tout en respectant les délais et le budget.
Un partenaire fiable, impliqué et à l’écoute, que je recommande vivement pour tout événement B2B d’envergure.
Un grand merci à Estelle et Julien pour leur implication, leur disponibilité et leur professionnalisme tout au long du projet.
SSam D
Weevup a été top ! Romain nous a trouvé LE lieu pour notre soirée de Noël, et ce malgré nos critères assez complexes. Nous avons passé un excellent moment, dans un lieu exceptionnel, avec un budget respecté ! Je les recommande vivement.
Encore mille mercis !
NNicole O
We discovered Weevup while searching for top event agencies in Europe to help organise our bi-annual retreat—and they truly exceeded all expectations. From the outset, the team was exceptional: efficient, proactive, calm, and highly organised. They brought fresh, creative ideas and were always one step ahead.
During the event, their presence was invaluable. The entire team was engaged, communicative, and incredibly friendly, making everything run seamlessly. I would highly recommend Weevup to anyone looking for a dedicated agency to deliver a memorable and flawlessly executed event.
A heartfelt thank you to Estelle, Clémence, Jade, and everyone else at Weevup who helped make this our best event yet!
MMarie-Laure G
Première collaboration avec l'équipe Weevup pour la Summer Party annuelle avec nos collaborateurs, nous sommes totalement conquis ! Merci pour votre expertise et accompagnement avant, pendant et après l'évènement.
MMathilde B
Guillaume nous a accompagnés pendant toute l'organisation de notre séminaire scientifique. Très réactif et aidant, nous sommes très satisfaites. Nous recommandons cette agence pour l'organisation de vos événements 🙂
SSarah R
Weevup was an incredible partner to our firm in organising and coordinating a retreat for 150 people outside of Barcelona. The team was on top of every detail, incredibly organised, proactive, and did it all with a smile. They are the definition of calm, cool, collected and made the event such an enjoyable experience for all attendees. We'll definitely work with them again and highly recommend them to our network!
VVirginie C
Organisation d’une soirée professionnelle au top ! Cadrage, timing, organisation, disponibilité : tout était parfait ! Équipe hyper sympa, à l’écoute et disponible. Je vous les recommande vivement !
YYifat H
We had an excellent experience working with Weevup for our client event in Paris. Everything was handled professionally, smoothly, and with great attention to detail from start to finish. A special thank you to Marilou, who was absolutely fantastic throughout the entire process - responsive, calm under pressure, incredibly organized, and always one step ahead. She truly helped make the event a success. Highly recommended!
FFlorian L
Je collabore avec l'agence depuis sa création en 2015, et cela a toujours été un plaisir de travailler ensemble. L'équipe est toujours à l'écoute et réactive, et cela se ressent dans la qualité des événements et de leurs services.
CClémence L
Merci à Romain et toute son équipe pour l’organisation de mon évènement d’entreprise. Rigueur, adaptabilité et innovation sont les maîtres mots de cette agence. Je n’hésiterai pas à refaire appel à leur service.
Communication événementielle, organisation, marketing : qui fait quoi ?
Ces mots se recouvrent souvent. Voici comment nous les distinguons dès le premier échange, pour vous orienter vers la bonne offre.
Agence de communication événementielle ou agence événementielle ?
Une agence événementielle organise l’événement : le lieu, le programme, les prestataires, la logistique et le jour J.
Une agence de communication événementielle travaille aussi ce que l’événement dit et montre : le message, l’identité visuelle, les invitations, la signalétique et les écrans.
Les deux termes se recouvrent souvent. Chez Weevup, la même équipe fait les deux : retrouvez tous nos événements sur la page de notre agence événementielle.
Communication événementielle ou marketing événementiel ?
La communication événementielle sert l’événement lui-même : faire venir les bons invités, les guider et faire passer vos messages, à vos équipes comme à vos clients.
Le marketing événementiel se sert de l’événement pour faire connaître une marque ou un produit : activation en festival, soirée de lancement, roadshow marketing.
Dans chaque proposition, nos « notes positives », repérables à leur cœur, signalent les options plus responsables.
Pour la communication, ce sont par exemple des invitations, un programme et des badges numériques plutôt qu’imprimés, une plateforme interactive pour les questions de la plénière, un décor loué ou réemployé, des goodies utiles ou des produits régionaux, comme pour le séminaire SVR. À vous de retenir celles qui vous conviennent.
Donner envie de venir, guider chaque invité et faire passer votre message
Communication et production : deux expertises, une même équipe
La communication donne à l’événement son image, la production le fait tourner. Notre production événementielle coordonne les prestataires, le planning, la technique, la logistique et la présence sur le terrain, du montage au démontage.
Un écran, un stand ou une borne photo dépendent du plan du lieu, de l’électricité et de l’équipe technique : c’est pourquoi les deux avancent ensemble, avec le même chef de projet.
C’est une agence qui conçoit la communication d’un événement et, souvent, l’événement lui-même. Elle fixe le message, crée l’identité visuelle, gère les invitations et les inscriptions, puis installe la signalétique, les écrans et les supports sur place.
Après l’événement, elle prolonge le message avec des photos et des remerciements. Chez Weevup, un seul chef de projet suit à la fois l’organisation et la communication, du brief au jour J.
Avant : un save the date, une invitation, une page ou une application d’inscription, puis des relances. Pendant : un accueil avec badges, de la signalétique, des écrans pour les prises de parole, parfois un social wall ou un photobooth.
Après : un message de remerciement, un album photo, une courte vidéo et un questionnaire. Le bon dosage dépend de votre public et de votre message : nous le fixons avec vous dès le brief.
L’invitation digitale se suit facilement : vous savez qui s’est inscrit et vous relancez au bon moment. Elle peut aussi porter le programme, comme la plateforme dédiée créée pour le séminaire SVR.
L’invitation papier garde du poids pour une soirée de gala ou un anniversaire d’entreprise, quand l’objet fait déjà partie de l’expérience. Les deux se combinent bien : un carton pour marquer le coup, une inscription en ligne pour le suivi.
Tout commence par un message clair : pourquoi venir, et ce que l’invité va vivre ou apprendre. Envoyez un save the date dès que la date est arrêtée, puis une invitation personnalisée, et relancez ceux qui n’ont pas répondu.
Pour la journée d’étude Produal, en pleine rentrée, nous avons misé sur un mailing ciblé aux messages personnalisés et sur des relances régulières. Les clients étaient ravis de découvrir ce nouveau format.
Elle guide vos invités et porte l’image de l’événement. À l’entrée, elle accueille et oriente vers le vestiaire, l’accueil ou la plénière.
Dans un lieu à plusieurs salles, elle évite de perdre du monde entre deux séances : pour les 300 participants de SBS Connect, nous l’avons renforcée sur tout le parcours. Kakémonos, panneaux, totems ou écrans reprennent les couleurs de l’événement, pour qu’on le reconnaisse partout.
Un social wall affiche sur un écran, en direct, les publications des participants qui portent le hashtag de l’événement. Il donne envie de partager et montre à la salle ce qui se dit en ligne.
Il convient bien à une soirée, un lancement ou une convention ouverte à vos clients. Pour un événement interne, fixez d’abord les règles : ce qui peut être publié et ce qui reste entre vous.
Pas toujours. Pour une réunion interne ou une soirée clients, votre charte graphique suffit souvent, déclinée sur l’invitation, les écrans et la signalétique. Une identité dédiée prend tout son sens pour un rendez-vous qui revient, comme une convention annuelle.
Pour l’AFCDP, nous avons créé un logo, puis une identité reprise sur tous les supports. Les intervenants ont apprécié « le professionnalisme de la mise en scène ».
Comparez d’abord les inscrits et les présents : c’est le premier signe d’une invitation réussie. Le jour J, l’usage de l’application ou des sondages en direct montre l’attention de la salle.
Après, regardez les réponses au questionnaire, les mentions et les partages. Pour Cherry Ventures, l’application a aussi servi à recueillir facilement les impressions des participants. Nos conseils pour mesurer le ROI d’un événement d’entreprise.
