Un parcours participant, c’est l’enchaînement de tout ce que vit un invité, de l’invitation au dernier verre, pensé comme une histoire avec un fil rouge. Chez Weevup, nous l’avons construit ainsi pour l’inauguration des nouveaux locaux de Daiichi : un passeport d’accueil, une cérémonie, des ateliers, puis un cocktail dînatoire en musique. Voici comment, et ce que vous pouvez en retenir.
Scénariser le parcours de vos invités est au cœur de notre approche de l’expérience événementielle : le rythme, les temps forts et les transitions comptent autant que le contenu. Le récit complet est aussi sur la fiche de l’inauguration et du cocktail dînatoire Daiichi.
- Le cas : l’inauguration des nouveaux locaux de Daiichi, suivie d’un cocktail dînatoire.
- Le défi : faire découvrir chaque espace dans une atmosphère zen, pour que chacun s’y sente bienvenu.
- Notre solution : un parcours en cinq temps, guidé par un passeport d’accueil et une scénographie KAYZEN.
- Le résultat : des locaux découverts par tous, au fil d’une journée riche en émotions et surprises.
Qu’est-ce qu’un parcours participant scénarisé ?
C’est la suite des moments qu’un invité traverse : l’invitation, l’arrivée, l’accueil, les temps de contenu, les pauses, les temps forts, la clôture et ce qu’il emporte en repartant. Le scénariser, c’est relier ces moments par un fil rouge, pour que l’événement se vive comme une histoire et non comme une suite de séquences. Vos invités se sentent guidés sans être dirigés, et leur attention reste disponible pour l’essentiel.
Trois principes guident notre travail :
- Une intention claire : ce que vos invités doivent ressentir et retenir.
- Des transitions soignées : une musique, une lumière, une personne qui oriente, pour passer d’un temps à l’autre sans flottement.
- Une progression : accueillir, ouvrir, explorer, partager, vivre un temps fort, puis clore.
Quel était le défi de Daiichi ?
Daiichi nous a confié l’organisation de la journée d’inauguration de ses nouveaux locaux, suivie d’un cocktail dînatoire. L’objectif était de permettre aux collaborateurs de « découvrir chaque recoin des nouveaux espaces tout en profitant d’une atmosphère zen et apaisante ». L’intention était aussi « que chacun se sente à l’aise et bienvenu dans ce nouvel environnement de travail ».
Autrement dit, la visite des bureaux devait devenir une expérience, pas une formalité. Le parcours devait aussi laisser une place au travail : dans la journée, les collaborateurs allaient prendre en main leurs nouveaux bureaux.
Comment avons-nous scénarisé le parcours ?
Nous avons construit la journée en cinq temps, chacun avec son rôle dans l’histoire.
- L’accueil. Chaque collaborateur reçoit un welcome pack et un passeport d’accueil pour la visite des espaces : dès l’arrivée, il sait qu’un parcours l’attend.
- L’ouverture. La journée débute par une cérémonie d’inauguration, marquée par la coupe du ruban.
- La découverte. Un cocktail déjeunatoire suit, accompagné d’ateliers de calligraphie et d’origami.
- L’appropriation. Les collaborateurs participent à des sessions de réunions et prennent en main leurs nouveaux bureaux.
- Le temps fort. En fin de journée, un cocktail apéritif dînatoire réunit tout le monde, avec un atelier de préparation de sushi et la performance d’un groupe live.
Le fil rouge : une scénographie KAYZEN, avec ses cerisiers en fleurs, ses paravents et son bar Sakura Lounge, qui relie tous les espaces. Comme sur chaque projet, votre Weever coordonne les prestataires et le déroulé, du premier brief au jour J.
Quel a été le résultat ?
« Tous les participants ont pu découvrir ces nouveaux locaux tant attendus. » Ils se sont réunis pour « partager une journée riche en émotions et surprises ».
Au-delà de la visite, la journée a favorisé « un sentiment de communauté et d’appartenance » au sein de l’équipe. Le passeport a donné un fil à la découverte, les ateliers ont offert des occasions d’échanger entre collègues, et le cocktail en musique a clos la journée sur un temps fort partagé.
Pour scénariser le parcours de vos participants, nous vous conseillons de partir de ce qu’ils doivent ressentir en repartant, puis de remonter le fil : un objet d’accueil qui annonce l’histoire, une ouverture courte, des temps où chacun participe et un temps fort pour finir.
Comment construire le parcours de vos participants ?
La même méthode vaut pour un séminaire, une convention ou une soirée. Voici les questions que nous passons en revue avec vous, étape par étape.
- Avant : l’invitation donne-t-elle envie et dit-elle l’essentiel ? L’accès en train, la navette et le programme sont-ils simples à comprendre ?
- À l’arrivée : vos invités savent-ils où aller et qui les accueille ? Notre check-list des premières minutes d’un événement vous aide à les soigner.
- Pendant : le programme alterne-t-il écoute, échanges et respiration ? Retrouvez nos idées pour engager les participants.
- Les transitions : une ambiance sonore, un changement de lumière, une signalétique claire ou une scénographie d’événement légère marquent chaque nouveau chapitre.
- À distance : les équipes connectées vivent-elles la même histoire que la salle ? Nos conseils pour réussir un événement hybride entre plusieurs pays.
- Après : photos, remerciements et retours prolongent l’expérience.
Le fil rouge se lit aussi dans les détails : un atelier sur une terrasse, un bar à thème, comme lors de l’inauguration Daiichi.
Nos « notes positives », signalées par un cœur dans chaque proposition, trouvent aussi leur place dans le parcours : invitations numériques, welcome packs préparés par un ESAT, goodies utiles ou pas de goodies, décor réutilisable. Vous choisissez celles qui vous ressemblent, dans le cadre de notre démarche RSE tout au long du parcours.
Questions fréquentes sur le parcours participant
C’est l’ensemble des moments vécus par un invité, de l’invitation à l’après-événement. Chez Weevup, nous le scénarisons avec un fil rouge, des transitions soignées et une progression jusqu’à un temps fort.
Oui. Sur une soirée ou une demi-journée, quelques repères suffisent : un accueil soigné, une ouverture courte, un moment où chacun participe et un temps fort final.
En leur réservant des séquences pensées pour eux : votes, questions en direct, nuages de mots. Pour la convention hybride de Toupret, les collaborateurs sur place comme à distance ont ainsi participé activement grâce à la plateforme Sparkup.
Votre parcours participant avec Weevup
Weevup, agence événementielle pour les entreprises installée au Vésinet (Yvelines), organise vos séminaires, conventions et soirées d’entreprise à Paris, en Île-de-France, en France et à l’étranger. Médaille d’argent EcoVadis.
