Séminaire à Madrid
trois jours pour Norman K à l’Hôtel Urso

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Séminaire à Madrid : du 8 au 10 décembre 2021, Weevup a organisé trois jours dans la capitale espagnole pour 13 collaborateurs de Norman K. Au programme : une matinée de travail à l’Hôtel Urso, un jeu de découverte de la ville en équipes jusqu’au Palais royal, puis padel ou hammam, au choix.

En bref

Le défi : En trois jours, il fallait faire tenir une matinée de travail, un après-midi en équipe, des temps libres et deux dîners en ville.
Notre solution : Nous avons réservé deux nuits à l’Hôtel Urso, en chambres individuelles avec petit déjeuner.
Le résultat : Du mercredi au vendredi, les 13 participants ont enchaîné une matinée de travail, un après-midi en équipe dans les rues de Madrid et une matinée au choix, entre détente et sport.

L’événement

3 jours: Du 8 au 10 décembre 2021 à Madrid
13 participants: Collaborateurs de Norman K
2 nuits: À l’Hôtel Urso, petits déjeuners compris
3 équipes: Pour le jeu de découverte de Madrid sur tablettes

Réunion de travail de Norman K dans une salle de l’Hôtel Urso à Madrid, les participants attablés face à un écran

Quel était le contexte ?

Norman K est une entreprise du secteur de la finance. En décembre 2021, elle nous a confié l’organisation d’un séminaire résidentiel à Madrid : trois jours et deux nuits, du mercredi 8 au vendredi 10 décembre. Treize collaborateurs y ont participé.

Le programme réunissait trois temps : une séance de travail, une activité d’équipe et la découverte de la ville. Norman K gérait les vols et les transferts depuis l’aéroport. Nous avons pris en charge tout le programme sur place.

Où s’est déroulé l’événement ?

Le groupe a séjourné à l’Hôtel Urso, un hôtel cinq étoiles avec spa, rue Mejía Lequerica, dans le centre de Madrid. L’hôtel accueillait aussi la réunion du jeudi matin, dans une salle installée en U, puis le déjeuner sous forme de buffet, dans une salle sous verrière.

Le reste du programme menait le groupe dans le centre historique : la place d’Orient et le Palais royal pour le team building, une churrería près de l’Opéra, puis le restaurant Los Galayos, près de la Plaza Mayor, pour le dernier déjeuner.

Salle de réunion de l’Hôtel Urso installée en U, avant la séance de travail du séminaire de Norman K à Madrid

Quel défi fallait-il relever ?

En trois jours, il fallait faire tenir une matinée de travail, un après-midi en équipe, des temps libres et deux dîners en ville. Le groupe arrivait aussi en deux vagues le mercredi : une première partie à l’heure du déjeuner, l’autre en fin d’après-midi.

Le vendredi matin devait laisser à chacun le choix entre un moment de détente et une activité sportive, avant le déjeuner de clôture.

Enfin, tout se passait à l’étranger. Il fallait des interlocuteurs francophones sur place et un seul document pour retrouver les horaires, les repas et les adresses.

Tables dressées sous la verrière d’une salle de l’Hôtel Urso, buffet en arrière-plan, pour le déjeuner du séminaire de Norman K

Quelle solution avons-nous construite ?

Nous avons réservé deux nuits à l’Hôtel Urso, en chambres individuelles avec petit déjeuner. Le mercredi, les premiers arrivés ont déjeuné à l’hôtel. Pendant le temps libre de l’après-midi, le groupe avait accès au spa.

Le jeudi matin, la réunion s’est tenue dans une salle installée en U, avec écran et pause du matin : boissons chaudes et froides, mignardises. Le déjeuner suivait sous forme de buffet, dans la salle sous verrière de l’hôtel.

L’après-midi, place au team building. Après un brief à l’hôtel, les participants ont formé 3 équipes pour un jeu de découverte de Madrid sur tablettes, à pied. Le parcours s’est terminé place d’Orient, devant le Palais royal, puis par une pause churros et chocolat près de l’Opéra.

Pour les deux soirées, nous avons réservé des tables dans deux restaurants de Madrid, avec un dîner à la carte : El Paraguas le mercredi, Ten con Ten le jeudi.

Le vendredi matin, chacun a choisi son activité : 90 minutes au hammam, entre thermes et massage, ou deux heures de padel sur 3 pistes extérieures. Le séminaire s’est terminé par un déjeuner au restaurant Los Galayos, près de la Plaza Mayor.

Notre coordinatrice était sur place, joignable par téléphone et WhatsApp, et une assistance francophone accompagnait le groupe le jeudi. Chaque étape figurait dans le carnet de bord remis au client : programme heure par heure, liste des chambres, menus, régimes alimentaires et adresses.

C’est notre façon d’organiser un séminaire en Espagne : un hôtel qui réunit chambres, salle de réunion et restaurant, un programme qui fait découvrir la ville, et un seul interlocuteur pour tout coordonner. Nous appliquons la même méthode à chaque séminaire résidentiel, en France comme à l’étranger.

Brief du team building dans un salon de l’Hôtel Urso : participants de Norman K debout, plans de Madrid en main

Quel a été le résultat ?

Du mercredi au vendredi, les 13 participants ont enchaîné une matinée de travail, un après-midi en équipe dans les rues de Madrid et une matinée au choix, entre détente et sport.

Le jeudi, les 3 équipes ont rejoint le Palais royal en fin d’après-midi, puis se sont retrouvées autour des churros avant le dîner.

Trois ans plus tard, en décembre 2024, Norman K nous a de nouveau confié un événement : une journée d’étude à Paris, prolongée par une soirée.

Une équipe de Norman K, tablette en main, pendant le jeu de découverte de Madrid, à côté du Palais royal

Pause churros du groupe Norman K dans une churrería aux voûtes de briques, près de l’Opéra de Madrid

La Plaza Mayor de Madrid, ses arcades et son marché de Noël, le dernier jour du séminaire de Norman K

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