Séminaire à Athènes : du 17 au 20 octobre 2022, Weevup a organisé le séminaire international d’une division de Bio-Rad, pour environ 65 collaborateurs venus d’une quinzaine de pays. Plénières et ateliers au Stanley Hotel, soirée de gala face à l’Acropole et olympiades au stade panathénaïque ont rythmé ces quatre jours.
En bref
L’événement
Bio-Rad, spécialiste des sciences de la vie et du diagnostic, a réuni à Athènes les équipes de l’une de ses divisions pour leur séminaire international. Les participants venaient d’une quinzaine de pays, d’Amérique du Nord, d’Amérique latine, d’Europe, du Moyen-Orient et d’Asie-Pacifique.
Nous avons pris en charge l’organisation sur place : hébergement, salles de réunion, repas, transferts, soirée de gala et team building. Le programme alternait plénières, ateliers en petits groupes et moments partagés.
Le séminaire s’est tenu au Stanley Hotel, à Athènes. Les participants y logeaient en chambre individuelle. L’hôtel accueillait la plénière, les ateliers et la plupart des repas, servis au restaurant du dernier étage, avec vue sur la ville.
La soirée de gala avait lieu sur la terrasse du Muse Urban, face à l’Acropole illuminée.
Le team building s’est déroulé au stade panathénaïque, le stade en marbre qui a accueilli les premiers Jeux olympiques modernes, en 1896.
Il fallait accueillir environ 65 personnes venues d’une quinzaine de pays, avec des arrivées étalées du 13 au 17 octobre et des départs échelonnés après le séminaire.
Le programme demandait plusieurs salles en même temps : une plénière en format théâtre et jusqu’à quatre salles d’ateliers. Certains intervenants participaient à distance, depuis les États-Unis.
Enfin, entre deux journées de travail, ces équipes venues de plusieurs continents devaient aussi se retrouver autour de moments partagés.
Nous avons organisé l’hébergement au fil des arrivées. Les premiers arrivés ont dormi dans un autre hôtel. Le dimanche, 18 d’entre eux ont rejoint le Stanley, et la conciergerie a pris en charge leurs bagages.
Le lundi, les managers se sont réunis en petit comité à l’hôtel. Le soir, le groupe s’est retrouvé au dernier étage pour un cocktail de bienvenue, avec la remise des badges et des sacs de bienvenue, puis un dîner de trois plats.
Le mardi et le mercredi, les sessions alternaient entre la plénière, en format théâtre, et trois salles d’ateliers. Le jeudi matin, quatre ateliers par grande région ont précédé la plénière de clôture.
Pour les intervenants restés aux États-Unis, nous avons testé la veille, dans la salle plénière, la visioconférence : connexion, son, image et partage d’écran. Chaque soir, le programme du lendemain était affiché dans le hall de l’hôtel.
Le mardi soir, chacun a reçu son sac d’accessoires dorés, puis deux autocars privés ont conduit le groupe au Muse Urban. Sur la terrasse, en noir et doré, les participants ont enchaîné apéritif, dîner assis, prises de parole au micro et soirée dansante avec open bar.
Nous avions apporté les menus imprimés pour la soirée et des bouteilles d’ouzo. Deux navettes de retour, à 22 h 30 et à 0 h 30, laissaient chacun choisir son heure.
Le mercredi après-midi, les autocars ont emmené le groupe au stade panathénaïque pour des olympiades par équipes, casquette sur la tête. Au programme : tir à la corde, course à plusieurs sur des planches de ski, dés géants, tirs dans une cible de football et lancers de frisbee dans des seaux.
L’après-midi s’est terminé par une remise de médailles sur le podium du stade, puis une photo de groupe dans les gradins de marbre. La soirée était libre, avec nos suggestions de restaurants.
Avant le séminaire, nous avions recensé les régimes alimentaires de chacun. Sur place, notre cheffe de projet coordonnait l’ensemble avec un partenaire local et couvrait l’événement en photo et en vidéo.
C’est notre façon d’organiser un séminaire à l’étranger : un seul interlocuteur, des premières arrivées aux derniers départs, et un programme qui laisse sa place au travail comme aux temps forts collectifs.
Pendant quatre jours, les équipes de Bio-Rad ont travaillé ensemble à Athènes, en plénière comme en ateliers. Elles ont aussi partagé deux temps forts : la soirée face à l’Acropole et les olympiades du stade panathénaïque.
Bio-Rad nous a de nouveau confié l’organisation d’un team building culinaire pour une équipe R&D, en janvier 2026, à Marnes-la-Coquette.
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