Convention annuelle AFCDP
environ 950 participants à la Maison de la Chimie

Quel était le contexte ?

L’Université des DPO est la convention annuelle de l’AFCDP, l’association des délégués à la protection des données : une journée de conférences et d’échanges pour environ 950 professionnels, avec intervenants et sponsors.

L’AFCDP nous a confié l’image de la convention, les stands des sponsors, l’accueil des participants et la coordination technique avec la régie du lieu. Un chef de projet dédié a suivi l’ensemble : c’est le principe de notre agence de communication événementielle.

Quelle solution avons-nous construite ?

Nous avons conçu une identité visuelle distinctive, déclinée sur deux kakémonos, une grande affiche, une brochure de 1 000 exemplaires, la signalétique, un jingle et la présentation projetée. Les lettres « AFCDP » en volume restent réutilisables après l’événement.

Pour les stands sponsors, nous avons habillé 16 desks d’accueil aux couleurs de chaque sponsor ou partenaire et de l’AFCDP, et fourni le mobilier : tabourets, porte-documents et deux bibliothèques. Tout a été livré et monté le matin même, dès 7 h.

Au total, 15 hôtes et hôtesses ont assuré l’accueil, l’orientation et l’émargement sur 10 tablettes dès 8 h 30, puis le passage des micros pendant les conférences. En coulisses, nous avons coordonné la technique avec le régisseur de la Maison de la Chimie et prévenu les intervenants de leur passage.

C’est notre approche de l’organisation de convention d’entreprise : l’image, les stands et l’accueil pensés par une seule équipe.

Quel a été le résultat ?

Le jour J, environ 950 participants ont été accueillis et enregistrés avant l’ouverture des conférences, à 9 h 15, et les sponsors ont trouvé leur stand prêt à leur arrivée.

Les participants ont salué la pertinence des thèmes abordés, et les intervenants le professionnalisme de la mise en scène.