Séminaire résidentiel HelloAsso
150 participants au Domaine de Saint Amand

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Séminaire résidentiel HelloAsso : les 18 et 19 juin 2026, Weevup a accompagné la plateforme solidaire d’utilité sociale pour réunir 150 participants au Domaine de Saint Amand, dans le Sud-Ouest. Au programme : plénière, soirée festive et team building, en pleine canicule. Nous avons changé les espaces pour éviter au groupe de souffrir de la chaleur sous le barnum.

En bref

Le défi : Trois contraintes se cumulaient : un lieu qui centralisait tous les prestataires, beaucoup d’organisation en interne chez HelloAsso et une canicule.
Notre solution : Sur place, notre équipe a fait preuve de beaucoup d’adaptabilité et a changé les espaces pour éviter au groupe de souffrir de la chaleur sous le barnum.
Le résultat : Notre retour d’expérience interne est clair : le séminaire s’est tenu comme prévu malgré la canicule, grâce aux changements d’espaces.

L’événement

150: Participants
18 et 19 juin 2026: Séminaire résidentiel au Domaine de Saint Amand
3 temps forts: Plénière, soirée festive et team building
Depuis Bordeaux: Transferts jusqu’au domaine

Déjeuner à l’ombre des arbres, chapiteau en arrière-plan, séminaire HelloAsso organisé par Weevup

Quel était le contexte ?

HelloAsso, plateforme solidaire d’utilité sociale, nous a confié son séminaire résidentiel des 18 et 19 juin 2026. Le programme réunissait 150 participants autour de trois temps forts : une plénière, une soirée festive et un team building.

Ce séminaire en France se tenait au Domaine de Saint Amand, dans le Sud-Ouest, entre bâtisses en pierre blonde et jardin. Des transferts depuis Bordeaux menaient les participants jusqu’au domaine.

La plénière s’est tenue sous un grand chapiteau blanc, avec un écran et des guirlandes. Un déjeuner a eu lieu en plein air, à l’ombre des arbres. En fin de journée, un karaoké live a animé la terrasse, sous les guirlandes et devant une bâtisse couverte de vigne.

Un séminaire résidentiel réunit le groupe sur un même lieu, le jour comme le soir. Ce format demande de penser chaque espace : la plénière, les repas, les animations et la soirée.

Bâtisses en pierre et jardin du Domaine de Saint Amand, séminaire HelloAsso organisé par Weevup

Quel défi fallait-il relever ?

Trois contraintes se cumulaient : un lieu qui centralisait tous les prestataires, beaucoup d’organisation en interne chez HelloAsso et une canicule. Cette centralisation nous laissait moins de visibilité. L’organisation se partageait donc entre le lieu, l’équipe interne du client et notre agence.

Côté météo, il faisait très chaud pendant le séminaire. Sous un barnum, ces températures peuvent vite devenir pénibles pour un groupe de 150 personnes. Il fallait donc tenir le programme sans exposer les participants à ces conditions.

Karaoké live en terrasse en fin de journée, séminaire HelloAsso organisé par Weevup

Quelle solution avons-nous construite ?

Sur place, notre équipe a fait preuve de beaucoup d’adaptabilité et a changé les espaces pour éviter au groupe de souffrir de la chaleur sous le barnum. Notre objectif était de garder les temps forts prévus tout en ménageant les participants.

C’est notre façon d’aborder l’organisation de séminaire d’entreprise : garder le cap du programme et adapter les espaces quand les conditions l’imposent. Sur un séminaire résidentiel, le groupe vit plusieurs moments au même endroit. Quand un espace devient pénible, il faut pouvoir en proposer un autre sans casser le rythme de la journée.

Musique live à la nuit tombée sous les guirlandes du Domaine de Saint Amand, séminaire HelloAsso organisé par Weevup

Quel a été le résultat ?

Notre retour d’expérience interne est clair : le séminaire s’est tenu comme prévu malgré la canicule, grâce aux changements d’espaces. La plénière, la soirée festive et le team building ont bien eu lieu.

Ce que nous en retenons : quand un lieu centralise ses prestataires et que la météo change la donne, l’adaptabilité sur place compte beaucoup. Pour un séminaire d’été, nous vous conseillons de prévoir avec le lieu des espaces de repli en cas de forte chaleur.

Autre conseil : quand le lieu, votre équipe interne et votre agence se partagent l’organisation, définissez dès le départ qui suit chaque prestataire. Chacun sait alors à qui s’adresser sur place.

Vous préparez un séminaire ?

Weevup, agence événementielle pour les entreprises installée au Vésinet (Yvelines), organise vos séminaires, conventions et soirées d’entreprise à Paris, en Île-de-France, en France et à l’étranger. Médaille d’argent EcoVadis (juin 2026).

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