Pour présenter un nouveau projet en interne, la plénière convient quand le message est simple et que tout le monde doit l’entendre au même moment. Le format expo s’impose quand le projet a plusieurs facettes : vos équipes circulent entre quelques espaces et posent leurs questions aux bonnes personnes. Chez Weevup, nous associons souvent les deux : une ouverture courte, puis un parcours.
C’est l’un des formats que notre agence de lancement de produit propose pour un lancement interne : nouvelle organisation, nouvel outil, nouvelle stratégie ou nouveaux locaux. Voici notre comparatif, notre verdict et la méthode pour construire un parcours fluide.
- La plénière : un message commun, au même moment, pour tout le monde.
- Le format expo : plusieurs espaces, des échanges directs et chacun avance à son rythme.
- Notre verdict : une ouverture courte en plénière, puis un parcours de quelques espaces bien distincts.
- Exemple : l’inauguration des nouveaux locaux de Daiichi, avec un passeport pour visiter les espaces.
Plénière ou format expo : comment les comparer ?
Voici les critères que nous passons en revue avec vous.
| Critère | Plénière | Format expo |
|---|---|---|
| Message | Un discours commun, porté par la direction | Un message décliné en plusieurs espaces |
| Compréhension | Idéale pour une annonce simple | Idéale pour un projet à plusieurs facettes |
| Échanges | Questions-réponses en fin de séance | Questions posées directement aux bons interlocuteurs |
| Attention | Un rythme soutenu et des interventions courtes | Se renouvelle à chaque espace |
| Taille de groupe | Du petit comité à plusieurs centaines de personnes | Grand groupe réparti en vagues ou en rotation |
| Lieu | Une salle équipée, en configuration théâtre | Un espace ouvert, vos bureaux ou un lieu modulable |
| Préparation | Des intervenants et un support de présentation | Un animateur préparé pour chaque espace |
| Souvenir | Le message clé, s’il est bien répété | Ce que chacun a vu, essayé ou demandé |
En résumé, la plénière aligne, le format expo fait comprendre. Pour des équipes réparties sur plusieurs sites, le roadshow interne de site en site est une autre option, et pour un temps plus court, nos idées de formats courts vous inspireront.
Plénière ou format expo : quel est notre verdict ?
Pour présenter un projet à vos équipes lors d’un événement interne, nous vous conseillons une ouverture courte en plénière, qui donne le cap, puis un parcours en format expo, pour que chacun comprenne ce qui change pour lui. Un dernier temps collectif rassemble tout le monde autour des prochaines étapes.
La plénière seule garde tout son sens pour une annonce simple ou un moment solennel, d’autant qu’elle peut devenir interactive. Pour partager sa nouvelle stratégie avec ses équipes européennes, Toupret a réuni 150 collaborateurs sur place et des équipes connectées à distance : la plateforme Sparkup animait la séance avec des sondages, des nuages de mots et des réactions en direct.
Le format expo seul, lui, convient très bien à un public déjà informé, qui vient approfondir un sujet ou découvrir un lieu.
Comment construire un parcours en format expo ?
- Un message central. Une phrase que chacun doit retenir en sortant ; le parcours vient ensuite la décliner.
- Quelques espaces, une question chacun. Ce qui change, comment le projet se déploie, qui le porte, quelles sont les prochaines étapes. Quatre ou cinq espaces bien distincts valent mieux qu’une longue série de stands.
- Des animateurs préparés. Chaque espace est tenu par une personne qui connaît son sujet et l’explique simplement.
- Une circulation fluide. Une signalétique claire et des groupes en rotation. Pour la journée d’étude de SBS Connect, qui réunissait 300 participants, nous avons renforcé la signalétique sur tout le parcours et mobilisé des hôtesses pour accompagner chacun.
- Une scénographie lisible. Panneaux, écrans, mobilier : une hiérarchie visuelle claire suffit, sans surcharger. Nos conseils pour une scénographie lisible vous donnent des idées pour chaque espace.
- Une sortie nette. Un mot de la direction, un repère à emporter et les prochaines étapes.
Nos « notes positives » s’y prêtent bien : supports réutilisables, peu d’impressions, mobilier loué, une pause café Café Joyeux, enseigne qui emploie des personnes en situation de handicap, et un lieu facile d’accès en transports en commun. Elles sont signalées par un cœur dans chaque proposition, et vous choisissez celles qui vous ressemblent.
À quoi ressemble un parcours réussi ?
Pour l’inauguration de ses nouveaux locaux, Daiichi souhaitait que ses collaborateurs découvrent chaque recoin des espaces dans une atmosphère zen et apaisante. Le principe du parcours s’est appliqué naturellement : un welcome pack et un passeport d’accueil pour la visite, une cérémonie avec coupe du ruban, des ateliers de calligraphie et d’origami, puis des réunions pour prendre en main les nouveaux bureaux.
L’inauguration des nouveaux locaux de Daiichi
Une journée pour s’approprier un nouvel environnement de travail : visite des espaces avec passeport d’accueil, ateliers, réunions dans les nouveaux bureaux, puis cocktail dînatoire avec atelier sushi et groupe live, dans une scénographie Kayzen.
Questions fréquentes sur le format expo en interne
C’est une présentation de projet organisée comme une exposition : vos équipes circulent entre plusieurs espaces, chacun consacré à une facette du projet, et échangent directement avec les personnes qui le portent. Weevup conçoit le parcours, la scénographie et la coordination le jour J.
Nous conseillons quatre ou cinq espaces, chacun centré sur une question précise. Au-delà, le message se disperse ; en deçà, une plénière suffit souvent.
Oui, c’est même une belle façon de les faire découvrir. Pour l’inauguration de Daiichi, les collaborateurs ont visité leurs nouveaux espaces avec un passeport d’accueil, entre ateliers et moments conviviaux.
Votre lancement interne avec Weevup
Weevup, agence d’événementiel créée à Paris en 2015 et installée au Vésinet (Yvelines), organise vos séminaires, conventions et soirées d’entreprise à Paris, en Île-de-France, en région et à l’étranger. Médaille d’argent EcoVadis.
