Un événement d’entreprise inclusif, c’est un séminaire, une convention ou une soirée où chaque invité peut venir, circuler, suivre et participer, quels que soient son handicap, son âge, sa langue ou son régime alimentaire. Chez Weevup, nous passons ces points en revue avec vous dès la conception. Voici notre check-list, de l’inscription au lendemain de l’événement.
L’inclusion sociale est l’une des huit « notes positives » que nous ajoutons à chaque proposition, signalées par un cœur : vous retenez celles qui vous ressemblent. Elle tient une place à part dans notre démarche RSE, qui a reçu la médaille d’argent EcoVadis (juin 2026). Et la diversité de vos équipes se prépare dès le brief, pour que chacun se sente attendu le jour J.
- L’accessibilité se vérifie sur place : accès, ascenseurs, toilettes, salles équipées pour bien entendre.
- Un formulaire d’inscription bien pensé recueille les besoins de chacun.
- Le programme alterne les formats pour que personne ne reste spectateur malgré lui.
- Café Joyeux, ESAT et traiteurs solidaires donnent une dimension sociale à l’accueil et aux repas.
Que vérifier avant l’événement ?
Tout commence par deux choses : le lieu et l’inscription. Voici ce que nous regardons avec vous.
- Un lieu accessible, vérifié sur place : entrée de plain-pied ou rampe, ascenseurs, toilettes adaptées, places de stationnement réservées à proximité.
- Des salles où chacun entend et voit bien : boucle magnétique, écrans lisibles depuis tous les rangs, places réservées près de la scène.
- Un accès simple : un lieu desservi par les transports en commun ou le train, et des trajets en groupe depuis la gare.
- Des espaces faciles à parcourir, avec des distances courtes entre la salle, le restaurant et l’hébergement.
- Un formulaire d’inscription qui recueille les besoins : accessibilité, régime alimentaire, allergies, langue, venue avec un accompagnant.
- Des horaires qui conviennent au plus grand nombre, ni trop tôt le matin ni trop tard le soir, pour les parents comme pour les équipes qui viennent de loin.
- Un programme envoyé en amont, clair et lisible, avec le plan d’accès et le nom d’un contact.
Comment construire un programme où chacun trouve sa place ?
Un programme inclusif alterne les formats et les voix. Chacun peut ainsi s’exprimer à sa manière, et les échanges gagnent en richesse.
- Des pauses régulières, et un espace calme pour souffler entre deux séquences.
- Plusieurs façons de prendre la parole : petits groupes, questions écrites, sondages en direct.
- Des intervenants aux parcours variés : femmes et hommes, métiers, régions et générations différents.
- Des contenus accessibles : vidéos sous-titrées, supports lisibles, interprète en langue des signes quand un participant en a besoin.
- Des activités ouvertes à tous, sans condition physique particulière ou adaptées au niveau de chacun.
- Une conférence inspirante, par exemple sur le handicap au travail, pour ouvrir la discussion.
- Une traduction pour les équipes internationales : lors de la convention Toupret en quatre langues, une traduction simultanée a permis de partager la nouvelle stratégie avec les équipes de France, du Benelux, du Royaume-Uni, d’Espagne et de Pologne.
Comment donner une dimension solidaire à l’accueil et aux repas ?
Les prestataires que vous choisissez peuvent eux aussi porter l’inclusion, à l’accueil comme à table.
- Une pause café Café Joyeux, une enseigne qui emploie des personnes en situation de handicap.
- Un ESAT pour préparer les welcome packs ou emballer les cadeaux.
- Un traiteur solidaire, par exemple des cuisiniers réfugiés, pour un cocktail déjeunatoire.
- Des menus pour tous : végétarien, sans allergènes, adaptés aux régimes et aux convictions de chacun, avec des plats clairement identifiés.
- Des repas non servis récupérés par une association partenaire, qui les redistribue.
L’inclusion peut aussi devenir un temps fort du programme, vécu ensemble.
Une marche Handi chien au séminaire annuel d’Elanco
Pour le séminaire annuel d’Elanco, qui rassemblait 350 collaborateurs en Alsace, entre Strasbourg, Huningue et Colmar, le programme comprenait une marche Handi chien, « un moment convivial très apprécié de tous ».
Comment accueillir chacun le jour J, et après ?
Le jour J, l’accueil fait toute la différence. Et après l’événement, les retours de vos invités préparent le suivant.
- Une équipe d’accueil facile à repérer, et un interlocuteur dédié aux besoins particuliers.
- Une signalétique claire, en gros caractères, avec des pictogrammes.
- Des places réservées près de la scène et des sorties.
- Un questionnaire de satisfaction accessible, court, qui demande aussi ce qui pourrait être amélioré.
- Des contenus partagés après l’événement, sous-titrés, pour celles et ceux qui n’ont pas pu venir.
Le plus simple est de demander à chacun ses besoins dès l’inscription, sans avoir à se justifier. Votre Weever les transmet ensuite au lieu, au traiteur et aux intervenants, pour que tout soit prêt le jour J.
L’inclusion se combine avec nos autres engagements : retrouvez les 8 notes positives d’un événement d’entreprise responsable. Pour aller plus loin, voici comment embarquer vos participants dans une action RSE, nos idées de team building avec une association et nos conseils pour un séminaire où tout se fait à pied.
Questions fréquentes sur l’événement d’entreprise inclusif
C’est un événement pensé pour que chaque invité puisse venir, circuler, suivre et participer, quels que soient son handicap, son âge, sa langue ou ses habitudes alimentaires. Cela passe par le lieu, l’inscription, le programme et les prestataires choisis.
Le plus sûr est une visite sur place : entrée, ascenseurs, toilettes, salles et cheminements entre les espaces. Chez Weevup, votre Weever vérifie ces points avec le lieu et vous les présente dans la proposition.
Beaucoup de choix se mettent en place très simplement, comme un formulaire d’inscription complet ou des horaires adaptés. Les prestataires solidaires, comme Café Joyeux ou un ESAT, figurent en option dans nos propositions, pour que vous puissiez comparer.
Votre événement inclusif avec Weevup
Weevup, agence événementielle créée à Paris en 2015 et installée au Vésinet (Yvelines), organise vos séminaires, conventions et soirées d’entreprise à Paris, en Île-de-France, en région et à l’étranger. Médaille d’argent EcoVadis (juin 2026).
