Des fournisseurs responsables se reconnaissent à des critères que vous pouvez vérifier : un label délivré par un organisme indépendant, des pratiques écrites noir sur blanc dans le devis, des informations précises sur les produits et les trajets. Chez Weevup, voici la check-list que nous utilisons pour chaque prestataire, du lieu au traiteur, et que nous vous partageons.
EcoVadis a évalué notre démarche sur quatre thèmes, dont les achats responsables, aux côtés de l’environnement, du social et de l’éthique : elle a reçu la médaille d’argent EcoVadis (juin 2026). Pour la RSE dans nos événements d’entreprise, cela se traduit par des choix concrets, présentés dans chaque proposition sous forme de « notes positives » signalées par un cœur.
- Un critère vérifiable vaut mieux qu’une promesse : un label nommé, une pratique écrite, une information précise.
- Le lieu : accès en train, label délivré par un tiers, tout au même endroit.
- Le traiteur : produits de saison, végétarien, quantités ajustées, solution pour les plats non servis.
- Transport, décor et goodies : trajets en groupe, location, réemploi, goodies utiles ou aucun.
- Exemple : le séminaire KPMG au Center Parcs du Lac d’Ailette, avec des fournisseurs locaux.
Qu’est-ce qu’un fournisseur responsable pour un événement ?
Pour nous, c’est un prestataire dont les pratiques se vérifient. Un adjectif ne suffit pas : ce qui compte, c’est ce que le fournisseur peut montrer, écrire dans son devis ou prouver par un label. Voici comment nous traduisons vos attentes en critères concrets.
| Ce que vous recherchez | Ce qui le prouve |
|---|---|
| Un lieu qui limite son impact | Un label environnemental délivré par un organisme indépendant, avec son nom exact, son périmètre et sa date |
| Des repas de saison | Un menu qui suit les saisons, une belle place au végétarien et la provenance des produits indiquée |
| Moins de gaspillage | Des quantités calées sur le nombre exact de convives et une solution écrite pour les plats non servis |
| Des trajets bien pensés | Un accès en train, des transferts en groupe et la taille des véhicules adaptée au groupe |
| Un décor sobre | La part louée ou réemployée, et ce que devient le décor après l’événement |
| Une dimension sociale | Un partenaire solidaire nommé : ESAT, traiteur solidaire, enseigne inclusive |
Quels critères vérifier pour le lieu et le traiteur ?
Le lieu et le traiteur concentrent une grande partie des choix d’un événement. Voici ce que nous regardons pour chacun.
- Un accès en train direct ou en transports en commun, et la possibilité de se déplacer à pied sur place.
- Un label environnemental délivré par un tiers, par exemple la Clef Verte ou l’Écolabel européen pour l’hébergement, ou une certification ISO 14001, avec son périmètre et sa date de validité.
- Des espaces qui permettent de tout faire au même endroit : réunion, repas, soirée et hébergement.
- La lumière naturelle, et un chauffage ou une climatisation réglables salle par salle.
- Une accessibilité aux personnes à mobilité réduite vérifiée sur place.
- La provenance des produits, un menu de saison et des producteurs de la région quand c’est possible.
- Une belle place au végétarien, avec des plats gourmands servis à tous.
- Des quantités ajustées au nombre exact de convives et à leurs régimes.
- Une solution pour les plats non servis : chez nous, une association partenaire les récupère pour les redistribuer.
- Une dimension sociale possible : un traiteur solidaire, par exemple avec des cuisiniers réfugiés, ou une pause café Café Joyeux, enseigne qui emploie des personnes en situation de handicap.
Le choix du lieu pèse aussi sur les trajets de vos invités : retrouvez nos destinations reliées en train pour vos événements.
Quels critères pour le transport, le décor et les goodies ?
- Des trajets en groupe : un car ou une navette entre la gare, l’hôtel et le lieu.
- Des rotations calées sur les horaires d’arrivée des trains.
- Le type de véhicules et une capacité adaptée à la taille du groupe.
- Des solutions sur place pour se déplacer à pied ou à vélo.
- Du mobilier et des décors loués ou réemployés, et un don prévu pour ce qui ne sera pas réutilisé.
- Un matériel technique dimensionné au juste besoin.
- Des invitations, badges et programmes numériques quand c’est possible.
- Des goodies utiles, des produits de la région, des welcome packs préparés par un ESAT, un bon cadeau reversé à une association, ou pas de goodies du tout : nos idées de goodies que vos invités garderont.
Comment comparer les propositions de vos fournisseurs ?
Le plus simple est de comparer ce qui est écrit. Une pratique inscrite dans le devis se vérifie le jour J ; une intention reste une intention. Voici les questions que nous posons à chaque prestataire, et que vous pouvez reprendre à votre compte :
- Le label. Quel est son nom exact, qui le délivre, sur quel périmètre et jusqu’à quelle date ?
- Les pratiques. Lesquelles figurent dans le devis : provenance des produits, matériel loué, solution pour les invendus ?
- Les données. Quelles informations le prestataire peut-il transmettre après l’événement : repas servis, nuits d’hôtel, matériel transporté ?
Ces données servent ensuite à mesurer l’empreinte carbone d’un événement, poste par poste.
Le séminaire KPMG au Center Parcs du Lac d’Ailette, avec des fournisseurs locaux
Pour le séminaire France de l’une des Business Units de KPMG, nous avons réuni 900 personnes pendant quatre jours. Nous avons établi des partenariats solides avec les fournisseurs locaux et coordonné la rotation des navettes pour l’arrivée et le départ des participants.
Écrire vos critères dans le cahier des charges permet de recevoir des propositions comparables : notre modèle de cahier des charges pour votre événement vous aide à structurer vos attentes.
Pour aller plus loin : nos idées pour alléger l’impact d’un événement d’entreprise, et nos leviers pour un séminaire à l’empreinte allégée.
Questions fréquentes sur le choix des fournisseurs responsables
Un label délivré par un tiers est une preuve solide, mais il ne dit pas tout. Un traiteur de la région sans label peut proposer un menu de saison et une solution pour les plats non servis : nous regardons à la fois les labels et les pratiques écrites dans le devis.
Trois éléments suffisent : le nom exact du label avec son périmètre et sa date, les pratiques inscrites dans le devis, et les données que le prestataire peut transmettre après l’événement. Ce qui est écrit se vérifie facilement le jour J.
Oui. Weevup vous propose, en option, une pause café Café Joyeux, des welcome packs préparés par un ESAT, un traiteur solidaire pour un cocktail déjeunatoire, et une association partenaire qui récupère les repas non servis. Vous choisissez les options qui vous ressemblent.
Vos prestataires, choisis avec Weevup
Weevup, agence événementielle pour les entreprises installée au Vésinet (Yvelines), organise vos séminaires, conventions et soirées d’entreprise à Paris, en Île-de-France, en France et à l’étranger. Médaille d’argent EcoVadis.
