Le bilan carbone d’un événement d’entreprise se construit en cinq étapes : fixer le périmètre, repérer les postes, collecter les données, calculer, puis suivre quelques indicateurs. Chez Weevup, nous vous accompagnons sur toute la démarche : si vous le souhaitez, nous estimons l’empreinte dès la conception pour alléger les postes les plus lourds, puis nous rassemblons avec vous les données de l’événement.
Cette méthode fait partie de notre accompagnement en RSE événementiel. Elle s’applique à tous les formats, du séminaire résidentiel à la plénière d’entreprise, et elle sert aussi votre reporting : les émissions liées à vos événements comptent parmi les émissions indirectes de votre entreprise.
- Étape 1 : fixer le périmètre, c’est-à-dire ce qui est compté et ce qui ne l’est pas.
- Étape 2 : repérer les postes : trajets, hébergement, repas, lieu, production, goodies et numérique.
- Étape 3 : collecter des données simples, du formulaire d’inscription aux devis des prestataires.
- Étape 4 : calculer avec un outil reconnu et des facteurs d’émission officiels.
- Étape 5 : suivre quelques indicateurs, les partager et s’en servir pour le prochain événement.
Qu’est-ce que le bilan carbone d’un événement d’entreprise ?
C’est l’estimation des émissions de gaz à effet de serre liées à un événement, exprimées en équivalent CO2 et détaillées poste par poste. Il se fait en deux temps :
- avant l’événement, une estimation compare plusieurs scénarios (destination, mode de transport, menu) pour choisir en connaissance de cause ;
- après l’événement, un bilan reprend les données réelles et montre où se situent les émissions.
Le bilan porte sur votre événement, et non sur l’entreprise qui l’organise. Chez Weevup, la médaille d’argent EcoVadis (juin 2026) porte sur nos pratiques d’entreprise ; l’empreinte de votre séminaire ou de votre convention, elle, se mesure à part, événement par événement.
Comment faire le bilan carbone d’un événement, étape par étape ?
- Fixer le périmètre. Nombre de participants, durée, lieux, et ce que vous choisissez d’inclure : trajets aller et retour, transferts sur place, nuits d’hôtel, repas, lieu, production. Un périmètre écrit noir sur blanc permet de comparer deux événements entre eux.
- Repérer les postes. Chaque poste correspond à une famille de prestations de l’événement. Le tableau ci-dessous les détaille, avec les données à réunir.
- Collecter les données. Le formulaire d’inscription est votre meilleur allié : ville de départ et mode de transport de chaque participant. Le reste vient des prestataires : nombre de repas et menus servis, nuits d’hôtel, matériel loué ou acheté, quantités imprimées, consommation d’énergie du lieu quand elle est disponible.
- Calculer. Un outil de calcul reconnu convertit ces données en émissions grâce à des facteurs d’émission officiels. Le résultat s’exprime au total et par participant, ce qui facilite les comparaisons.
- Analyser et partager. Les postes les plus lourds apparaissent clairement, et c’est sur eux que les prochains choix porteront en priorité. Quelques indicateurs, partagés avec vos équipes ou votre service RSE, suffisent à rendre la démarche visible.
Le plus simple est d’ajouter deux questions au formulaire d’inscription : la ville de départ et le mode de transport envisagé. Ce sont les données les plus utiles du bilan, et elles nous aident aussi à organiser des trajets en groupe.
Quels postes prendre en compte, et avec quelles données ?
Le plus souvent, ce sont les trajets des participants qui pèsent le plus lourd : c’est là que la destination et le mode de transport changent tout. Voici les postes que nous passons en revue avec vous.
| Poste | Données à collecter | Levier possible |
|---|---|---|
| Trajets des participants | Ville de départ, mode de transport, aller et retour | Destination reliée en train direct, trajets en groupe |
| Transferts sur place | Distances, véhicules, nombre de rotations | Car ou navette partagés, lieux proches pour tout faire à pied |
| Hébergement | Nombre de nuits, type d’hôtel | Hôtel sur le lieu de l’événement ou à quelques pas |
| Repas et boissons | Nombre de repas, menus, part de plats végétariens | Menu de saison, produits de la région, quantités ajustées |
| Lieu et énergie | Durée d’occupation, chauffage ou climatisation | Lieu baigné de lumière naturelle, matériel technique ajusté |
| Production et décor | Matériel loué, acheté ou transporté | Location, réemploi, don du décor non réutilisé |
| Goodies et impressions | Quantités, matières, provenance | Goodies utiles ou aucun, supports numériques |
| Numérique | Diffusion en direct, vidéos, application | Formats dimensionnés au besoin |
Pour chaque levier, nos conseils pour réduire l’empreinte carbone d’un séminaire entrent dans le détail. Les postes repas, lieu et décor dépendent beaucoup des prestataires : nous les choisissons sur des critères que vous pouvez vérifier.
La convention du Groupe Positive à Bruxelles : 300 participants venus de plusieurs destinations
Pour cette convention de 3 jours au Plaza Hotel, nous avons géré les transports des participants depuis différentes destinations, puis les transferts depuis les aéroports et les gares jusqu’à l’hôtel, avec un partenaire local. Villes de départ, modes de transport, transferts : ce sont précisément les informations qu’un bilan recense pour le poste trajets.
Quels indicateurs suivre après l’événement ?
Un bilan utile tient en quelques chiffres que tout le monde comprend. Voici ceux que nous vous proposons de suivre, d’un événement à l’autre :
- l’empreinte totale et par participant, avec le périmètre retenu ;
- la part des participants venus en train ou en trajet de groupe ;
- le nombre de repas végétariens servis ;
- la part du mobilier et du décor loués ou réemployés ;
- les repas non servis récupérés par une association partenaire ;
- les quantités imprimées, et ce qui est passé au numérique.
- Le périmètre est écrit : participants, durée, lieux, postes inclus.
- Le formulaire d’inscription demande la ville de départ et le mode de transport.
- Les devis des prestataires précisent repas, nuits, matériel et impressions.
- Le calcul repose sur un outil reconnu et des facteurs d’émission officiels.
- Les postes les plus lourds sont identifiés, avec une piste pour chacun.
- Quelques indicateurs sont partagés avec vos équipes et votre service RSE.
Ces repères s’appliquent à une convention interne pensée pour alléger son empreinte comme à une soirée. Pour les choix d’organisation eux-mêmes, retrouvez les choix simples d’un événement d’entreprise responsable.
Questions fréquentes sur le bilan carbone d’un événement
L’estimation compare plusieurs scénarios, par exemple deux destinations ou deux modes de transport, pour choisir en connaissance de cause. Le bilan reprend ensuite les données réelles de l’événement. Les deux se complètent, et chaque bilan nourrit l’estimation de l’événement suivant.
Oui. Les émissions liées à vos événements font partie de vos émissions indirectes, comme les achats et les déplacements professionnels. Un bilan détaillé poste par poste, avec son périmètre et sa méthode, s’intègre plus facilement à votre reporting.
Oui. Si vous le souhaitez, Weevup estime l’empreinte de votre séminaire ou de votre convention dès la conception, pour alléger les postes qui pèsent le plus. Après l’événement, votre Weever rassemble avec vous les données et les indicateurs utiles.
Votre événement, mesuré avec Weevup
Weevup, agence événementielle pour les entreprises installée au Vésinet (Yvelines), organise vos séminaires, conventions et soirées d’entreprise à Paris, en Île-de-France, en France et à l’étranger. Médaille d’argent EcoVadis.
