Une convention interne responsable garde tout ce qui fait sa force : une plénière qui embarque, des temps d’échange, une soirée qui rassemble. Elle fait simplement des choix plus sobres là où ils comptent : les trajets, le lieu, la scénographie, les repas, les supports. Chez Weevup, voici nos réponses aux sept questions que les organisateurs nous posent le plus souvent.
Ces réponses s’appuient sur notre savoir-faire en organisation de conventions d’entreprise, de la plénière de quelques heures à la convention de plusieurs jours. Elles reprennent nos « notes positives », signalées par un cœur dans chaque proposition, qui font partie de notre démarche RSE, saluée par la médaille d’argent EcoVadis (juin 2026). Vous gardez celles qui vous ressemblent.
- Une convention responsable peut rester spectaculaire : la scénographie se loue et se réemploie.
- Les trajets comptent beaucoup : train, trajets en groupe et lieu central font la différence.
- Moins de supports imprimés, plus d’interaction : invitations numériques, sondages en direct.
- Chaque option est signalée par un cœur dans notre proposition, et vous choisissez.
Une convention responsable peut-elle rester spectaculaire ?
Oui. L’émotion d’une convention tient à son rythme, à sa lumière et à ses prises de parole, bien plus qu’au volume de décor. Une identité visuelle claire, une lumière bien travaillée, des structures modulables louées et des éléments réemployés d’un événement à l’autre suffisent à créer un cadre fort.
Ce que vous ne souhaitez pas garder peut ensuite être donné à une association partenaire. Pour aller plus loin, découvrez nos idées de scénographie événementielle pensée pour le réemploi.
Comment faire venir vos équipes de toute la France ?
De manière générale, nous favorisons le train, les trajets en groupe et un lieu central, facile à rejoindre depuis tous vos sites. Des navettes depuis la gare ou l’aéroport évitent ensuite les voitures individuelles, et tout le monde arrive ensemble. Nos idées de lieux d’événement accessibles en train vous aident à choisir.
Pour les équipes les plus éloignées, un format hybride peut compléter la salle. La convention hybride Cap 30 Connect de Toupret réunissait 150 collaborateurs au Residhome Suites Sénart, en présentiel comme à distance, pour les équipes de France, du Benelux, du Royaume-Uni, d’Espagne et de Pologne.
Quel lieu choisir pour une convention plus responsable ?
Un lieu proche de vos bureaux ou d’une gare, qui réunit au même endroit la plénière, les ateliers, les repas et la soirée : vos équipes passent d’un temps à l’autre à pied, sans transfert. Nous regardons aussi la lumière naturelle, une consommation d’énergie maîtrisée et l’accessibilité pour tous.
La convention 3DS Outscale, près des bureaux du client
Pour plus de 300 participants, nous avons cherché un lieu proche de Saint-Cloud, où se trouvent les bureaux de l’entreprise, et privatisé le T7. Le format a été repensé, avec des questions-réponses avec le COMEX en 10 groupes d’une trentaine de personnes.
Comment garder l’attention sans multiplier les supports ?
Une convention plus sobre en supports est souvent plus claire. Invitations, programme et badges passent au numérique quand c’est possible. Pendant la plénière, une plateforme interactive remplace le papier : pour Toupret, Sparkup permettait sondages, nuages de mots et réactions en direct, sur place comme à distance.
Le rythme compte autant que les outils. Pour 3DS Outscale, la stratégie d’alléger la plénière avec deux à trois pauses distinctes « a été applaudie ». Retrouvez notre déroulé heure par heure pour une convention d’une journée.
Que servir aux repas, et quel cadeau offrir ?
Un traiteur de la région, un menu de saison, une belle place au végétarien et des quantités ajustées au nombre exact d’inscrits. Ce qui n’a pas été servi peut être récupéré par une association partenaire et redistribué. Pour les pauses, une pause café Café Joyeux, enseigne qui emploie des personnes en situation de handicap, ajoute une touche solidaire.
Côté cadeau, trois options : un objet utile, un bon cadeau reversé à une association, ou pas de cadeau du tout. Nos conseils pour choisir entre objet utile, bon cadeau solidaire ou aucun goodies.
Comment choisir les options responsables de votre convention ?
Dans chaque proposition, nos notes positives sont signalées par un cœur et présentées une à une. Elles couvrent huit sujets : des trajets bien pensés, des activités sociales et responsables, des repas responsables, des goodies utiles (ou pas de goodies du tout), une scénographie réutilisable, peu d’impressions papier, une consommation d’énergie maîtrisée et l’inclusion sociale.
Vous comparez en toute clarté, et vous retenez celles qui vous ressemblent : un lieu unique sans transferts, un décor loué plutôt que fabriqué, un traiteur solidaire, moins de goodies.
Comment savoir ce que vos choix ont changé ?
Si vous le souhaitez, nous estimons l’empreinte carbone de la convention dès la conception, pour alléger les postes qui pèsent le plus. Après l’événement, quelques indicateurs suffisent : la part des participants venus en train ou en navette, le nombre de repas végétariens, la part du décor loué ou réemployé, les plats récupérés par l’association.
La démarche est détaillée dans notre guide pour faire le bilan carbone d’une convention ou d’un séminaire. Et toutes nos idées, poste par poste, sont réunies dans notre guide des choix simples pour un événement d’entreprise responsable, à compléter par notre check-list pour accueillir chacun de vos invités.
Votre convention avec Weevup
Weevup, agence événementielle en France pour les entreprises, installée au Vésinet (Yvelines), organise vos séminaires, conventions et soirées d’entreprise à Paris, en Île-de-France, en région et à l’étranger. Médaille d’argent EcoVadis.
