Production événementielle
logistique, technique et coordination jusqu’au jour J

900 participants et des navettes en continu

Pour le séminaire France d’une Business Unit de KPMG, quatre jours au Center Parcs du Lac d’Ailette : chaque participant a été pris en charge dès son arrivée, puis des navettes en rotation ont assuré un flux continu jusqu’au départ.

4 langues traduites en direct

Pour la convention hybride de Toupret, 150 collaborateurs à Sénart et des équipes connectées depuis plusieurs pays d’Europe ont suivi en direct la nouvelle stratégie, traduite simultanément par IA. Nous avons renforcé l’équipe technique pour une diffusion fluide.

300 participants et des transferts suivis

À Bruxelles, pour la convention du Groupe Positive, les participants arrivaient par les aéroports et les gares : nous avons suivi chaque transfert jusqu’à leur arrivée à l’hôtel.

Équipe technique en régie, casque sur les oreilles, devant ses écrans et ses consoles, pendant la convention hybride Cap 30 Connect de Toupret

Une agence de production événementielle, du brief au démontage

Weevup assure la production événementielle de vos séminaires, conventions, soirées et lancements : nous choisissons et coordonnons les prestataires, préparons la technique, organisons la logistique des participants et restons sur le terrain jusqu’au démontage.

Votre chef de projet construit le rétroplanning, pilote le lieu, le traiteur, la technique, les transferts et les animations, puis vous soumet chaque choix. Vous vous concentrez sur le message et sur vos invités ; nous nous occupons de tout ce qui doit fonctionner autour.

Weevup est une agence événementielle pour les entreprises, créée à Paris en 2015 et installée au Vésinet (Yvelines), sur le RER A. Nous avons organisé plus de 200 événements d’entreprise pour plus de 100 entreprises, dont Dior, Dassault Systèmes, Swiss Life, Generali et Coty.

Nous assurons la production d’événements d’entreprise sur mesure à Paris, en Île-de-France, partout en France et à l’étranger.

Régler la technique en amont, pour que tout soit prêt à l’ouverture des portes.

Parlons de votre projet

Production événementielle : ce que nous prenons en charge

Quatre volets de la production d’événements d’entreprise, du choix des prestataires à la dernière navette du soir. Pour chacun, voici le principe, un exemple tiré de nos réalisations et les cas où il compte le plus.

Techniciens installant un écran entre des caisses de matériel, sous des lanternes en papier blanc, dans les locaux de Scalian à Neuilly avant le kick-off

Coordination des prestataires

Le principe : un seul prestataire événementiel face à vous, qui choisit avec vous puis coordonne le lieu, le traiteur, les techniciens, les transporteurs et les animateurs.
Scalian : pour un kick-off de 280 participants dans ses locaux de Neuilly, nous avons personnalisé les espaces, déployé la technique et coordonné l’ensemble des prestataires. Voir le kick-off de Scalian dans ses bureaux.
SSGA : pour une soirée de 40 invités à la Maison Baccarat, nous avons géré en amont la broderie de 100 doudounes, puis coordonné toute la soirée, jusqu’à l’intervention d’un artiste aquarelliste.
Idéal pour : un événement qui réunit de nombreux intervenants, ou un lieu qui n’a jamais accueilli ce format.

Technique : son, lumière, vidéo et captation

Le principe : un matériel technique dimensionné au besoin, installé avec nos partenaires techniques, et une régie qui suit l’enchaînement des prises de parole ou relie la scène aux participants connectés.
Vanessa Wu : partis d’une salle vide, nous avons tout créé avec notre partenaire technique, de la conception du podium à l’installation des jeux de lumières. Découvrez la soirée de lancement Vanessa Wu.
Une partie de vos équipes suit à distance ? Diffusion, traduction, interactions : voici notre méthode pour un événement hybride international.
Idéal pour : une plénière, un lancement de produit ou une convention suivie en direct depuis plusieurs pays.

Participants du séminaire annuel d’Elanco à côté de leur autocar, lors d’un trajet en groupe

Logistique : transferts, navettes, accueil et hébergement

Le principe : des transferts organisés de l’arrivée au départ, un accueil sur place et, pour un séminaire résidentiel, le lieu et les chambres réunis.
Elanco : 350 collaborateurs entre Strasbourg, Huningue et Colmar, avec une logistique pensée pour rester fluide d’une activité à l’autre. Voir le séminaire Elanco en Alsace.
Parthena : pour un roadshow à Nice, Lyon, Paris et Lille, nous avons trouvé salles de réunion, hébergements et restaurants dans des villes déjà très demandées par de grands événements.
Idéal pour : un séminaire résidentiel, une convention qui fait venir des équipes de toute la France ou un roadshow en plusieurs étapes.

Salle plénière du Comet Arboretum en configuration théâtre, grand écran affichant « Connect », prête pour la journée d’étude SBS Connect

Sur le terrain : accueil, flux et sécurité

Le principe : le jour J, votre chef de projet et notre équipe sont sur place. Ils gèrent l’accueil, l’enchaînement des prises de parole, la régie, les repas et les imprévus.
SBS Connect : pour 300 participants au Comet Arboretum, une configuration théâtre dans toutes les salles, une signalétique renforcée, des hôtesses dédiées et un repli prévu en salle plénière en cas de mauvais temps. Découvrez la journée d’étude SBS Connect au Comet Arboretum.
En soirée : des navettes aller et retour avec plusieurs départs et, si besoin, un agent de sécurité et des éthylotests. Voir notre organisation de soirée d’entreprise.
Idéal pour : un grand effectif qui change de salle au fil de la journée, ou une séquence prévue en extérieur.

Pour l’arrivée de vos invités, voyez comment nous soignons les premières minutes d’un événement.

Demander un devis pour votre événement

Du brief au bilan : comment se déroule la production

Tout part de votre brief : vos objectifs, vos participants, vos dates et le lieu que vous imaginez. Nous vous proposons ensuite des lieux et un programme à comparer. Une fois vos choix faits, votre chef de projet construit le rétroplanning et pilote tous les prestataires.

Avant l’ouverture, nous montons la scène, les écrans et les stands, puis vérifions chaque point avec vous. Le jour J, notre équipe reste sur place. Après l’événement, nous faisons le point avec vous sur les objectifs du départ.

Coordination sur place : s’adapter sans perdre le programme

Au Domaine de Saint Amand, en pleine canicule, nous avons changé d’espaces pour que les 150 participants d’HelloAsso ne souffrent pas de la chaleur sous le barnum : la plénière, la soirée et le team building ont eu lieu comme prévu.

Pour Libon, au Sofitel Biarritz, le nombre de participants est resté incertain jusqu’au dernier moment : grâce à nos prestataires locaux, les groupes ont été ajustés en temps réel, activité par activité.

Équipe Weevup installant des ballons argentés et une borne photo au pied de la scène, dans la salle de spectacle de la convention du Groupe Positive à Bruxelles

Participantes du séminaire KPMG accueillies par un membre de l’équipe Weevup à la descente de l’autocar, valise à la main, au Center Parcs du Lac d’Ailette

Totems State Street Investment Management « Tout commence ici » installés à l’accueil du Pathé Beaugrenelle, pour l’après-midi de Noël de SSGA

Stands du traiteur habillés de noir et décorés de plantes, installés sur les pavés de la cour des bureaux de Coty pour sa Summer Party

Auditorium rempli face à la scène et à son grand écran, à l’ouverture de la convention annuelle de l’AFCDP

Ils nous ont confié leurs événements

Caroline D

Un grand merci à WEEVUP pour cette première collaboration à l’occasion de notre événement interne, mêlant présentiel et distanciel entre la France et nos différentes filiales.
Un dispositif complexe, maîtrisé grâce à une préparation rigoureuse et une anticipation des enjeux techniques et organisationnels.
Le multilingue en simultané, véritable défi du dispositif, a permis à nos différentes équipes de participer pleinement à l’événement, dans leur langue.
Une équipe disponible et à l’écoute, qui nous a permis de vivre l’événement en toute sérénité.

Elisa V

Nous avons collaboré avec Weevup sur plusieurs événements clients au fil des ans et avons toujours été pleinement satisfaits. L'équipe est professionnelle, réactive et d'une fiabilité à toute épreuve, faisant preuve d'un souci du détail exceptionnel et d'un véritable engagement pour la réussite de chaque événement.

Julie R

Très belle collaboration avec l’agence Weevup dans le cadre de notre événement SBS Connect Paris (juin 2025) rassemblant près de 250 participants.
Nous avons particulièrement apprécié leur réactivité, la qualité du suivi en amont et le jour J, ainsi que la rigueur logistique.
L’équipe a su faire preuve de créativité tout en respectant les délais et le budget.
Un partenaire fiable, impliqué et à l’écoute, que je recommande vivement pour tout événement B2B d’envergure.
Un grand merci à Estelle et Julien pour leur implication, leur disponibilité et leur professionnalisme tout au long du projet.

Sam D

Weevup a été top ! Romain nous a trouvé LE lieu pour notre soirée de Noël, et ce malgré nos critères assez complexes. Nous avons passé un excellent moment, dans un lieu exceptionnel, avec un budget respecté ! Je les recommande vivement.
Encore mille mercis !

Nicole O

We discovered Weevup while searching for top event agencies in Europe to help organise our bi-annual retreat—and they truly exceeded all expectations. From the outset, the team was exceptional: efficient, proactive, calm, and highly organised. They brought fresh, creative ideas and were always one step ahead.
During the event, their presence was invaluable. The entire team was engaged, communicative, and incredibly friendly, making everything run seamlessly. I would highly recommend Weevup to anyone looking for a dedicated agency to deliver a memorable and flawlessly executed event.
A heartfelt thank you to Estelle, Clémence, Jade, and everyone else at Weevup who helped make this our best event yet!

Marie-Laure G

Première collaboration avec l'équipe Weevup pour la Summer Party annuelle avec nos collaborateurs, nous sommes totalement conquis ! Merci pour votre expertise et accompagnement avant, pendant et après l'évènement.

Mathilde B

Guillaume nous a accompagnés pendant toute l'organisation de notre séminaire scientifique. Très réactif et aidant, nous sommes très satisfaites. Nous recommandons cette agence pour l'organisation de vos événements 🙂

Sarah R

Weevup was an incredible partner to our firm in organising and coordinating a retreat for 150 people outside of Barcelona. The team was on top of every detail, incredibly organised, proactive, and did it all with a smile. They are the definition of calm, cool, collected and made the event such an enjoyable experience for all attendees. We'll definitely work with them again and highly recommend them to our network!

Virginie C

Organisation d’une soirée professionnelle au top ! Cadrage, timing, organisation, disponibilité : tout était parfait ! Équipe hyper sympa, à l’écoute et disponible. Je vous les recommande vivement !

Yifat H

We had an excellent experience working with Weevup for our client event in Paris. Everything was handled professionally, smoothly, and with great attention to detail from start to finish. A special thank you to Marilou, who was absolutely fantastic throughout the entire process - responsive, calm under pressure, incredibly organized, and always one step ahead. She truly helped make the event a success. Highly recommended!

Florian L

Je collabore avec l'agence depuis sa création en 2015, et cela a toujours été un plaisir de travailler ensemble. L'équipe est toujours à l'écoute et réactive, et cela se ressent dans la qualité des événements et de leurs services.

Clémence L

Merci à Romain et toute son équipe pour l’organisation de mon évènement d’entreprise. Rigueur, adaptabilité et innovation sont les maîtres mots de cette agence. Je n’hésiterai pas à refaire appel à leur service.

Lire tous nos avis sur Google

Production événementielle, régie, logistique : de quoi parle-t-on ?

Ces mots reviennent dans chaque devis, sans toujours désigner la même chose. Voici comment nous les distinguons avec vous dès le premier échange.

Production événementielle ou régie technique ?

La production événementielle couvre tout ce qui rend l’événement possible : le lieu, les prestataires, la technique, la logistique des participants et la coordination sur place.
La régie technique en est une partie : le son, la lumière, la vidéo et le plateau, du montage à l’exploitation pendant l’événement, puis au démontage.
Chez Weevup, nous travaillons avec des partenaires techniques, et votre chef de projet fait le lien entre eux, le lieu et vos intervenants.

Logistique événementielle : ce que nous prenons en charge

La logistique événementielle organise tous les déplacements et l’accueil autour de l’événement : transferts depuis les gares et les aéroports, navettes entre les sites, accueil des participants, chambres sur le lieu.
Chez Weevup, nous coordonnons tout, trajets compris : votre chef de projet reste votre seul interlocuteur, du départ au retour.
Pour emmener vos équipes hors de France, découvrez nos séminaires à l’étranger.

Une production plus responsable, à la carte

Dans chaque proposition, nos « notes positives », repérables à leur cœur, signalent les options plus responsables : un matériel technique dimensionné au besoin, une scénographie louée ou réemployée, un lieu accessible en transports en commun avec des navettes communes, des invitations, un programme et des badges numériques.

La proposition décrit chaque option. Jusqu’au jour J, votre chef de projet veille à ce que les prestataires appliquent celles que vous avez retenues.

Weevup a reçu la médaille d’argent EcoVadis, qui la place parmi les 15 % d’entreprises les mieux évaluées. Découvrez notre agence événementielle RSE et nos conseils pour un événement d’entreprise plus responsable.

Tout prévoir en amont, tout tenir le jour J, vous laisser l’essentiel

Production et communication événementielle : deux métiers liés

La production fait fonctionner votre événement ; la communication le fait connaître et comprendre : identité visuelle, invitations, supports et signalétique.

Pour la convention annuelle de l’AFCDP, nous avons mené les deux de front : une identité visuelle déclinée du logo à la signalétique, des stands clés en main pour les sponsors et la coordination de toute la logistique. Un chef de projet dédié suit les deux volets.

Découvrir notre agence de communication événementielle

Collaborateurs de Scalian réunis sous un éclairage bleu et des ballons blancs pour le kick-off dans leurs locaux de Neuilly

Production et logistique : nos réalisations

Six événements où la technique, les transferts ou la coordination sur place ont fait la différence.

Vue aérienne du Center Parcs du Lac d’Ailette, lieu du séminaire KPMG de 900 participants

KPMG : 900 participants au Lac d’Ailette

Plénière, team building, dîner de gala et Olympiades pendant quatre jours : nous avons pris en main toutes les activités, en lien étroit avec les fournisseurs locaux, même à distance.

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Deux intervenants sur scène devant un écran Toupret affichant les participants connectés à distance, pendant la convention Cap 30 Connect

Toupret : une convention hybride

Une demi-journée en quatre langues : diffusion en direct, présentations traduites diffusées en même temps et sondages interactifs, pour la salle comme pour les équipes connectées.

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Invités de la convention 3DS Outscale au T7, en soirée, devant les baies vitrées donnant sur la tour Eiffel illuminée, en noir et blanc

3DS Outscale : 340 participants au T7

Un lieu privatisé proche de Saint-Cloud et un format repensé, de 13 h à minuit, avec des questions-réponses face au COMEX en 10 groupes d’une trentaine de personnes.

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Plénière de la convention du Groupe Positive à Bruxelles : participants assis face aux écrans dans un salon aux moulures dorées, sous des lustres en cristal

Groupe Positive : 300 participants à Bruxelles

Plénières, réunions en équipes, team building et soirée d’anniversaire : un planning dense, tenu grâce à des mises en place express avec les équipes de l’hôtel.

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Façade illuminée du palais du Louvre et pyramide de verre, de nuit, cadre du dîner Iron Mountain

Iron Mountain : un dîner au Louvre

Une scénographie immersive, de l’aménagement aux supports de communication, installée dans le respect des contraintes du musée.

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File d’attente au comptoir de dégustation du stand Holy rose et bleu à Japan Expo, visiteurs vus de dos

Holy : un stand de dégustation à Japan Expo

Un stand de 120 m² ouvert sur 4 côtés, conçu sur mesure avec un bureau d’études, et deux personnes de notre équipe sur place chaque jour d’ouverture.

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Des questions ?

Contactez-nous !

Qu’est-ce que la production événementielle ?

La production événementielle regroupe tout ce qui rend un événement possible une fois le programme validé : le choix et la coordination des prestataires, la technique (son, lumière, vidéo), la logistique des participants, l’installation, puis la coordination sur place jusqu’au démontage.

Chez Weevup, agence événementielle pour les entreprises, votre chef de projet construit le rétroplanning, pilote chaque prestataire et vous soumet chaque choix.

Que comprend la logistique événementielle ?

La logistique événementielle organise le parcours des participants autour du programme : transferts depuis les gares et les aéroports, navettes entre l’hôtel et les sites d’activités, accueil, hébergement, repas et retours en fin de soirée.

Pour le séminaire résidentiel d’HelloAsso, des transferts depuis Bordeaux menaient les participants jusqu’au Domaine de Saint Amand.

Qui coordonne les prestataires le jour J ?

Votre chef de projet Weevup, celui qui a préparé l’événement avec vous. Le jour J, il est sur place avec notre équipe et coordonne le déroulé : accueil, prises de parole, régie, repas et imprévus.

Vous n’avez qu’un interlocuteur, du premier brief à la fin de l’événement. Quand le lieu, votre équipe interne et l’agence se partagent l’organisation, définissez dès le départ qui suit chaque prestataire. Voir aussi notre accompagnement événementiel.

Pouvez-vous gérer le son, la lumière, la vidéo et la diffusion en direct ?

Oui, avec nos partenaires techniques : scénographie, son, lumière et vidéo, diffusion en direct et traduction. Pour un événement hybride, notre équipe de captation et de régie relie la scène aux participants connectés, et des sondages ou des questions en direct font participer tout le monde.

Quand le format évolue, l’équipe technique suit : pour Toupret, nous l’avons renforcée à la dernière minute. Voir aussi notre organisation de convention d’entreprise.

Qu’est-ce qu’un plan de prévention pour un événement ?

Quand des entreprises extérieures, techniciens ou traiteur par exemple, interviennent dans des locaux, le Code du travail prévoit une inspection commune préalable des lieux, puis une analyse des risques liés à l’interférence entre les activités.

Les mesures retenues forment le plan de prévention, établi avant le début des travaux. Pour un événement dans vos bureaux, associez tôt vos services généraux ou votre responsable sécurité.

Organisez-vous des événements dans les locaux de l’entreprise ?

Oui. Vos bureaux peuvent devenir, le temps d’une soirée, un lieu de réception : nous aménageons les espaces, installons une technique adaptée et coordonnons les prestataires.

Pour sa Summer Party, Coty a réuni ses collaborateurs dans ses propres bureaux, avec un décor projeté sur les murs, un concert live puis un DJ. Prévoyez avec vos services généraux les accès et les horaires d’installation.

Agence événementielle ou agence de production : quelle différence ?

Les deux métiers se recoupent. On parle d’agence de production quand on lui confie surtout la mise en œuvre : prestataires, technique, logistique, installation et coordination sur place.

Une agence événementielle intervient aussi en amont : recherche du lieu, programme, propositions à comparer et parfois la communication. Weevup fait les deux : le même chef de projet construit la proposition avec vous, pilote la production, puis fait le point avec vous après l’événement.

Comment se passent l’installation et le démontage ?

Avant l’ouverture, nous montons la scène, les écrans et les stands avec nos prestataires, puis vérifions chaque point avec vous.

Sur un salon, certains raccordements se commandent auprès du parc des expositions : pour le stand Holy à Japan Expo, nous avons commandé l’arrivée d’eau, l’électricité et les élingues qui suspendent la signalétique. Notre équipe reste sur le terrain du montage au démontage, pour gérer les imprévus.