Pour trouver le lieu de votre séminaire d’entreprise, le plus simple est de confier la recherche à une agence événementielle : elle part de votre objectif, compare plusieurs lieux sur les mêmes critères et vous les présente dans une proposition détaillée. Chez Weevup, nous menons cette recherche à Paris, en région et à l’étranger, puis nous organisons tout le séminaire.
Notre rôle d’agence d’organisation de séminaires commence souvent là : un lieu bien choisi simplifie tout le reste, que vous rêviez d’une capitale européenne ou d’un séminaire au vert près de Paris. Voici les questions que nos clients nous posent le plus souvent, avec nos réponses et notre tableau des critères. Pour la méthode complète, retrouvez toutes les étapes de l’organisation d’un séminaire.
- Une agence événementielle cherche, compare et réserve le lieu pour vous, puis organise le séminaire.
- Les critères clés : objectif, taille du groupe, salles, chambres, accès, restauration, extérieurs, ambiance et technique.
- Un lieu en région réunit souvent salles, chambres et repas au même endroit, dans un cadre plus calme.
- Exemple : 200 participants logés en chambre individuelle à Beauval pour Groupe Bancaire Ouest.
Qui peut vous aider à trouver un lieu de séminaire en France ?
Une agence événementielle : elle connaît les lieux et leurs équipes, et vous évite de contacter chaque établissement un par un. Chez Weevup, votre Weever, le chef de projet qui vous accompagne du premier brief au jour J, s’occupe de tout :
- traduire votre objectif en critères concrets : capacité, salles, chambres, accès ;
- présélectionner plusieurs lieux et vous les présenter côte à côte ;
- organiser une visite des lieux qui vous plaisent ;
- réserver, puis coordonner le lieu, les transports, la restauration et les activités.
Nos destinations de séminaire en France vous donnent un aperçu des régions que nous vous proposons, de la Normandie au Pays basque.
Quels critères pour choisir le lieu d’un séminaire d’entreprise ?
Avant de regarder les photos d’un lieu, nous partons de votre objectif : un lieu se choisit pour ce qu’il permet, plus que pour ce qu’il montre. Voici la grille que nous utilisons pour comparer les lieux entre eux.
| Critère | Les questions à se poser | Notre conseil |
|---|---|---|
| L’objectif | Décider, fédérer, former ou célébrer ? | Un lieu calme et compact pour travailler, plus ouvert pour se retrouver |
| Le groupe | Combien de participants, quel niveau de confidentialité ? | Une plénière à la bonne taille, ni trop grande ni trop serrée |
| Les salles | Plénière, sous-groupes, espaces informels ? | Des salles de sous-commission proches de la plénière, avec de la lumière naturelle |
| Les chambres | Une nuit sur place, des chambres individuelles ? | Chambres, salles et restaurant au même endroit, sans transfert |
| L’accès | D’où viennent vos équipes ? | Un lieu proche d’une gare, avec une navette jusqu’à la porte |
| La restauration | Régimes, rythme des repas, pauses ? | Un chef ou un traiteur qui travaille les produits de saison |
| Les extérieurs | Un parc, une terrasse, de quoi marcher ? | Un espace dehors pour les pauses et les ateliers en petits groupes |
| L’ambiance | Votre culture d’entreprise s’y retrouve-t-elle ? | Un lieu qui a du caractère, sans prendre la place du contenu |
| La technique | Son, vidéo, connexion internet ? | Une plénière déjà équipée, que nous testons pendant la visite |
Notre conseil : noter ces réponses dans le cahier des charges de votre séminaire. Les lieux sont alors comparés sur les mêmes bases. Dans chaque proposition, nous ajoutons aussi nos « notes positives », signalées par un cœur : un lieu accessible en train, des trajets en groupe, des produits locaux. Vous choisissez celles qui vous ressemblent.
Comment trouver un lieu à la fois pratique et dépaysant ?
Bonne nouvelle : un lieu pratique peut aussi avoir beaucoup de caractère. Trois pistes reviennent souvent dans nos propositions.
- Une destination en région. Un lieu hors des grandes villes offre souvent plus d’espace et de calme. Pour Groupe Bancaire Ouest, l’hôtel privatisé à Beauval s’est révélé bien plus attractif que Paris.
- Un lieu tout-en-un. Salles, chambres, repas et pauses réunis au même endroit : l’organisation est plus fluide, et le groupe ne perd pas de temps en transferts.
- Un lieu original. Pour la SNCF, nous devions trouver un lieu atypique et facile d’accès au cœur de Paris : nous avons privatisé deux péniches voisines sur la Seine, l’une pour la journée d’étude, l’autre pour la soirée.
Le même raisonnement vaut pour une start-up qui réunit une petite équipe : nous comparons quelques lieux adaptés à votre groupe, sur la même grille de critères.
200 participants logés à Beauval pour Groupe Bancaire Ouest
Nous devions trouver un lieu pour 200 personnes, toutes logées en chambre individuelle, avec des salles de réunion spacieuses et des espaces de détente. Après avoir comparé plusieurs options, nous avons privatisé l’hôtel des Pagodes, confortable et facile d’accès.
Comment trouver un lieu dans une région précise ?
Le plus souvent, la bonne région est celle qui rapproche vos équipes. Pour la soirée annuelle IGAM, nous cherchions un lieu équitablement accessible depuis Rennes, Vannes et Nantes, dans un environnement naturel et avec une grande souplesse d’horaires.
Sur place, nous travaillons avec des partenaires qui connaissent bien leur région. Pour le séminaire Elanco, en Alsace, ils nous ont aidés à enchaîner sans accroc réunions à Strasbourg, visite d’usine à Huningue, rallye dans Colmar et gala au musée Unterlinden.
Quand vos équipes viennent de plusieurs villes, nous regardons aussi les trajets en train de chacune : c’est souvent ce qui départage deux régions. De manière générale, nous favorisons le train, les trajets en groupe et les prestataires locaux quand c’est possible. Nos idées de lieux de séminaire accessibles en train vous donneront des pistes.
Quel lieu haut de gamme pour un comité de direction ?
Pour un comité restreint, nous proposons des lieux à taille humaine, privatisés ou très calmes, où chambres, salles et restaurant se trouvent au même endroit. Le château privatisé est un grand classique : nous le comparons à l’hôtel dans notre article sur le séminaire en petit comité dans un château privatisé.
Pour le séminaire annuel de Generali, nous avons réuni 40 dirigeants au Relais de Chambord : visite du château, dîner étoilé au restaurant de Christophe Hay, puis dégustation dans un vignoble le lendemain.
Comment comparer plusieurs lieux avant de vous décider ?
Nous vous présentons les lieux sur la même grille, critère par critère, puis nous visitons avec vous ceux qui vous plaisent le plus. Pendant la visite, nous regardons ce que les photos ne montrent pas :
- la lumière naturelle dans la plénière et les salles de sous-groupes ;
- l’acoustique, la technique et les possibilités de mise en scène ;
- les distances entre les salles, les chambres et le restaurant ;
- l’arrivée des participants, de la gare jusqu’à l’accueil ;
- les espaces pour les pauses, les repas et les échanges informels.
Pour SBS Connect Paris, le lieu devait accueillir plus de 200 participants en plénière, offrir au moins 8 salles de sous-commission, se trouver dans un cadre naturel et rester facilement accessible depuis Paris : c’est cette grille qui a guidé notre recherche.
Le style du lieu vient ensuite. Pour surprendre vos équipes, voici nos idées de lieu atypique pour un séminaire d’entreprise. Et si elles ont besoin d’air, découvrez nos idées de lieux au vert pour réunir vos équipes.
Trouvons ensemble le lieu de votre séminaire
Weevup, agence événementielle pour les entreprises installée au Vésinet (Yvelines), organise vos séminaires, conventions et soirées d’entreprise à Paris, en Île-de-France, en France et à l’étranger. Médaille d’argent EcoVadis.
